Приложение N 18
к Примерной инструкции
Рекомендации
по применению примерных номенклатур дел районного
(городского) совета (собрания) депутатов и
администрации района (города), сельского поселкового
совета (собрания) депутатов и администрации
села (сельсовета), поселка (поссовета)
1. Примерные номенклатуры дел в качестве методического пособия предназначены для районных, городских, сельских, поселковых Советов (Собраний) депутатов и администраций районов, городов, сел, поселков, передающих документы на государственное хранение в архивные учреждения районов, городов.
2. Номенклатуры дел представляют собой систематизированные списки дел, заводимые в делопроизводстве, с указанием сроков хранения. Они служат для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков их хранения, а также являются учетными документами в архиве администрации для дел временного хранения.
3. Примерные номенклатуры дел включают в себя основные виды документов, образующихся в процессе деятельности. На основе примерных номенклатур разрабатываются индивидуальные номенклатуры дел, отражающие конкретный состав документов того или иного Совета и администрации, специфику их структуры и деятельности. Индивидуальные номенклатуры органов местного самоуправления разрабатываются не реже одного раза в 4 года при условии отсутствия изменений в структуре и составе документов представительного органа и администрации. В случае изменений номенклатура дел обновляется ежегодно.
4. Индивидуальные номенклатуры дел могут быть как едиными для Совета (Собрания) и администрации, так и раздельными по усмотрению руководства соответствующих органов местного самоуправления.
5. Разработка индивидуальной номенклатуры дел поручается экспертной комиссии Совета и администрации. Проект номенклатуры дел рассматривается на заседании экспертной комиссии и после ее одобрения ЭК согласовывается с архивным органом соответствующего района, города. Согласованная номенклатура дел утверждается руководителями учреждений.
6. В индивидуальную номенклатуру дел подлежат включению все документы, образующиеся в процессе деятельности Совета (Собрания) и администрации. Кроме того включению в номенклатуру дел подлежат документы временных органов и общественных организаций, действующих в системе органов местного самоуправления (профсоюзного комитета, отделов, советов, комиссий, действующих на общественных началах), а также избирательных комиссий, действующих на территории соответствующего муниципального образования.
7. В раздел 01 номенклатур включаются документы, образующиеся в процессе деятельности администрации и ее структурных подразделений, в раздел 03 - документы избирательных комиссий.
На первых листах примерных номенклатур даны некоторые варианты наименований представительного органа и администрации. В индивидуальной номенклатуре дел указываются утвержденные наименования.
8. Каждому разделу номенклатуры дел присваивается цифровое обозначение - индекс, а внутри раздела каждому делу присваивается свой порядковый номер. Совокупность цифрового обозначения раздела и порядкового номера дела в этом разделе составляет индекс дела по номенклатуре.
В каждом разделе номенклатур должны быть оставлены резервные номера для впечатывания наименований новых дел, возникших в процессе делопроизводственного года.
9. Примерные номенклатуры дел составлены по направлениям деятельности ввиду невозможности выделить какую-либо единую структуру администраций. В то же время индивидуальные номенклатуры дел должны быть составлены в строгом соответствии с утвержденной структурой с выделением существующих структурных подразделений.
Вариант схемы номенклатуры дел представительного органа и администрации района (города):
01 Районное Собрание депутатов
02 Администрация района
02/1 Секретарь администрации
02/2 Управление делами
02/3 Общий (организационный) отдел
02/4 Отдел по работе с органами местного самоуправления
02/5 Юридический отдел (юрист)
02/6 Бухгалтерия
02/7 Отдел кадров (специалист по кадрам)
03 Избирательная комиссия
При этом для формирования состава документов одного структурного подразделения могут быть использованы различные разделы (подразделы) примерных номенклатур. Индексы дел в индивидуальной номенклатуре могут не совпадать с примерными.
10. Наименования (заголовки) дел сохраняются в основном в том же виде, как они сформулированы в примерных номенклатурах. Однако в отдельных случаях в порядке уточнения и конкретизации в индивидуальных номенклатурах допускается редактирование заголовков.
11. Дела под индексами 01-05, 01-07, 01-09 в примерной номенклатуре дел для района (города), 01-05, 01-06 в примерной номенклатуре дел для поселка (села) формируются в течение срока полномочий представительного органа, дело под индексом 03/2-04 в примерной номенклатуре дел для района (города) - в течение срока полномочий избирательной комиссии. В описи эти дела включаются по году их завершения в делопроизводстве. В остальные дела документы помещаются за один календарный год. В дело формируются документы с одним и тем же сроком хранения. Не допускается формирование в дела неисполненных документов и документов, содержание которых не отвечает заголовку данного дела.
Описание документов Совета (Собрания) депутатов и администрации производится ежегодно.
12. Устанавливаются две основные категории срока хранения: "постоянно", "временно". Документы постоянного хранения подлежат передаче в архивные учреждения в установленном порядке. Документы временного срока хранятся в архиве Совета и администрации в течение срока, указанного в номенклатуре, по истечении которого и при условии упорядочения документов постоянного хранения и по личном составу за данные годы выделяются к уничтожению по актам, согласуемым с архивным учреждением.