3.1. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование.
3.2. Служебные документы пишутся на бланках. Бланк документа это лист бумаги с заранее напечатанными на нем типографским способом или при помощи штампа постоянными для данного документа информационными реквизитами. Штамп применителен только для служебных писем.
3.3. Бланки изготавливаются на белой бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм) и печатаются черной краской.
Бланки каждого вида изготавливают на основе углового или продольного расположения реквизитов (приложение 4).
В случае отсутствия бланка документ оформляется с помощью углового штампа с наименованием организации, который проставляется в левом верхнем углу с указанием даты и номера.
На бланках для решений представительных органов местного самоуправления муниципального образования <1>, постановлений, распоряжений администрации в верхней части, перед наименованием органа, печатаются слова "Российская Федерация".
--------------------------------
<1> Далее вместо слов "представительных органов местного самоуправления муниципального образования" будет употребляться термин "представительный орган".
3.4. Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, соответствующий требованиям ГОСТ Р6.30-97 "Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и настоящей Инструкции.
3.5. Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение следующих требований:
- указание учреждения - автора (как правило, воспроизводится в бланке учреждения);
- указание вида документа;
- индекс и дата документа;
- составление заголовка документа;
- текст документа;
- адресат;
- проставление отметок о согласовании текста документа;
- удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати);
- проставление отметок о прохождении и исполнении документа и направлении его "В дело".
3.6. Важным реквизитом документа является правильное указание его автора.
Для постановлений, принятых на сессии или заседании, наименование представительного органа (приложение 5).
Для постановлений и распоряжений администрации - наименование администрации (приложение 6).
При принятии совместных постановлений представительного органа и администрации указываются в следующем порядке: слова "Российская Федерация", затем наименование представительного органа, затем наименование администрации (приложение 7).
Для отделов, управлений и комитетов - полное наименование отдела, управления, комитета.
3.7. Обязательным реквизитом служебных документов, за исключением писем, является указание их вида. Это решение, постановление, распоряжение, протокол, план работы, докладная записка, информация. Вид документа указывается под наименованием учреждения.
3.8. Заголовок составляется к документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен быть максимально кратким и отвечать на вопрос: "О чем?", Например: "Об отмене...", "О состоянии...".
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1 интервал.
Документы, оформленные на бумаге формат А5, не нуждаются, как правило, в заголовке.