8.1. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в ведомственный архив хранятся в рабочих комнатах или специальных помещениях, обеспечивающих сохранность документов. Дела помещаются вертикально, корешками наружу в запирающихся шкафах канцелярского типа, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
8.2. Работники аппарата представительного органа и администраций хранят у себя только те документы, которые находятся у них на исполнении и которые они ведут в соответствии с номенклатурой дел.
Запрещается делать на документах надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию.
8.3. В случае необходимости дела выдаются работникам во временное пользование. На каждое выданное дело заполняется карточка - заместитель. В ней указывается номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Завершенные дела находятся в делопроизводстве в течение последующего года, после чего дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственный архив администраций.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в ведомственный архив по усмотрению руководства администраций.
8.4. Документы, отражающие основную деятельность представительного органа и администрации, отнесены к постоянному сроку хранения, т.к. являются документальными памятниками истории и культуры народа и частью Архивного фонда Алтайского края.
8.5. Администрация обеспечивает полную сохранность документов постоянного срока хранения в ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение.
По окончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянного срока хранения, для подготовки их к описанию и последующей передачи на государственное хранение.
8.6. Перед сдачей в ведомственный архив документы подлежат обработке в структурных подразделениях, где они отложились.
8.7. При описании дел на обложке каждого из них указывается полное название представительного органа или администрации, ниже номер и название структурного подразделения или направление деятельности, индекс дела по номенклатуре, его заголовок, даты начала и окончания дела, количество листов, срок хранения, архивный шифр. На обложках дел постоянного хранения вверху проставляется также название архивного учреждения, в которое будет передано дело на государственное хранение (приложение 17).
В делах постоянного хранения и по личному составу листы должны быть пронумерованы простым карандашом. Номер листа ставится в верхнем правом углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
В конце каждого дела постоянного срока хранения вкладывается лист с заверительной надписью.
8.8. Описание документов представительного органа и администрации производится ежегодно. Дела, формируемые в течение срока полномочий представительного органа, избирательной комиссии, включаются в опись по году их завершения в делопроизводстве.
Порядок отбора и подготовки документов на государственное хранение и отбора документов к уничтожению определяется "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1986 г.).
8.9. Формы описи дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения имеются в методических указаниях по составлению описей дел и научно - справочного аппарата к ним (Барнаул, 1998 г.).
8.10. Хранение документов по нотариату (приложение 20, раздел 02/2) должно быть организовано с учетом перечня сведений конфиденциального характера, утвержденного Указом Президента РФ от 06.03.97 N 188 и статьи 5 Основ законодательства РФ о нотариате, относящих сведения, связанные с нотариальной деятельностью, к сведениям конфиденциального характера, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами.
Сведения (документы) о совершенных нотариальных действиях могут выдаваться только лицам, от имени и по поручению которых совершены эти действия. Справки о совершенных нотариальных действиях выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбитражного суда в связи с находящимися в его разрешении спорами. Справки о завещании выдаются только после смерти завещателя.