6.1. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан <2> в администрациях районов, городов, сел, поселков, в отделах, управлениях, комитетах ведется отдельно от других видов делопроизводства.
--------------------------------
<2> В дальнейшем вместо слов "предложения, заявления и жалобы граждан" будет употребляться термин "обращения граждан".
Делопроизводство по обращениям граждан осуществляется администрациями районов, городов, сел и поселков в соответствии с настоящей Инструкцией.
Делопроизводство по обращениям граждан возлагается на специально назначенных для этого лиц.
Личную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан в органах местного самоуправления несут их руководители. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства в подведомственных им органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях и принимают меры к совершенствованию этой работы.
Все поступающие обращения граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно - контрольных карточках (приложение 16) в день их поступления.
Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним нужно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени их отправления или получения, а также в других необходимых случаях.
При личном приеме граждан их письменные и устные обращения также подлежат централизованной регистрации на регистрационно контрольных карточках.
Регистрационный индекс обращения указывается в регистрационном штампе. Он состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы (например, Д-401) и может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и их сохранность.
6.2. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно - контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационно - контрольных карточках делается отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.
Повторными следует считать те обращения, которые поступают от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени их подачи истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган, на одно и то же предприятие, в учреждение, организацию, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).
6.3. Количество экземпляров регистрационно - контрольных карточек и картотек определяется, исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по обращениям и их анализа. Картотеки могут формироваться по расположенным в алфавитном порядке фамилиям лиц, от которых поступили предложения, заявления и жалобы, по тематике вопросов, затронутых в письмах.
В необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили обращения.
6.4. Контроль за своевременным разрешением письменных и устных обращений граждан в местных администрациях возлагается на глав, их заместителей, управляющих делами (или заведующих общими отделами).
В отделах, управлениях и комитетах администрации контроль за своевременным разрешением обращений граждан возлагается на их руководителей, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых для их разрешения.
Письма граждан, направленные в местные администрации, их отделы, управления и комитеты, на предприятия, в учреждения и организации различными адресатами, требующими сообщить результаты их рассмотрения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно - контрольных карточек и на письме в установленном месте проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К".
Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по их разрешению. Решение о снятии их с контроля принимают главы администраций или их заместители, руководители отделов, управлений, комитетов, объединений, организаций и ведомств, или другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.
6.5. Ответы на обращения граждан дают главы администрации, их заместители, руководители отделов, управлений, комитетов, их заместители. Они даются в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационной карточке.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которые подшивается переписка по данному вопросу.
Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.
6.6. Руководители или по их поручению другие должностные лица должны систематически анализировать и обобщать письменные и устные обращения граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций.
Материалы для анализа и обобщения подготавливают должностные лица, ведущие делопроизводство по обращениям граждан, оформляют их в виде аналитических справок, которые представляют своим руководителям. Аналитические справки составляются по мере надобности.
6.7. Письма граждан должны быть возвращены после их разрешения работникам, ведущим по этим вопросам делопроизводство, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.
На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел соответствующих администраций, отделов, управлений, комитетов.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.