Система "Банк данных электронных документов Государственного архивного фонда", представляет комплекс программных, информационных, математических и организационных средств, позволяющих выполнять набор функции по приему, обработке, хранению и использованию документов.
При разработке должны быть учтены, использованы и реализованы передовые информационные технологии, современные технические и программные средства.
АСУ "Архив" рассматривается как сложное иерархическая система, требующая декомпозиции на комплексы (подсистемы) с замкнутыми контурами управления.
В ней должны быть предусмотрены:
- преимущественная ориентация на управление непосредственно процессами производства;
- возможность применения системы для многих учреждений за счет механизмов адаптации;
- использование принципа саморегулируемости для обеспечения устойчивости системы и достоверности первичной информации;
- возможность постепенного внедрения;
- представление пользователю прав и средств введения в систему новых и модернизации существующих решений;
- высокая эффективность реализации процессов оперативной обработки информации за счет рациональной организации информационной базы и вычислительного процесса.
За основу при создании системы следует выбрать архитектуру клиент-сервер, отличительной чертой которой является обеспечение возможности функционального развития прикладных процессов. Данное разделение может осуществляться в рамках как одной, так и нескольких вычислительных платформ, объединенных сетевыми средствами.
Для более подробного организационно-экономического изучения, разработки и реализации данной системы необходимо создание творческих групп и проведение научно-исследовательских работ по различной тематике, определяемой составом данной системы.