4.1. Представленные на обсуждение коллегии материалы должны включать в себя:
- краткую докладную записку по рассматриваемому вопросу с изложением существа вопроса, обоснований, выводов и предложений, если материал готовился должностным лицом, не работающим в Министерстве, то и заключение отраслевого отдела Министерства промышленности, производственной инфраструктуры и технологий Республики Бурятия;
- проект решения коллегии;
- необходимые справочные материалы;
- список приглашенных.
4.2. Ответственность за своевременное и качественное представление материалов, представляемых на заседания коллегии несут начальники отделов Министерства.
4.3. Материалы для рассмотрения на заседании коллегии представляются ответственному секретарю коллегии не позднее, чем за 10 дней до установленного срока проведения заседания коллегии.
4.4. Протоколы заседания коллегии утверждаются председательствующим на заседании в 3-дневный срок после заседания.
Протокол должен содержать номер, дату и место заседания, сведения о присутствующих, перечень рассматриваемых вопросов, фамилии докладчиков и лиц, принимающих участие в обсуждении вопросов, по каждому решению должен быть возложен контроль за исполнением.
4.5. Ответственный секретарь обеспечивает:
- формирование плана работы коллегии;
- рассылку сообщений и материалов к заседаниям членам коллегии и приглашенным;
- вручение материалов членам коллегии не позднее, чем за три дня до заседания коллегии;
- оформление проектов решений и протоколов заседаний коллегии.
4.6. Протоколы заседаний коллегии или выписки из него в 5-дневный срок после заседания направляются членам коллегии и другим участникам заседания по мере необходимости.