1.1. Инструкция предназначена для структурных подразделений администрации области и является обязательной для соблюдения работниками, осуществляющими подготовку и оформление нормативных правовых и организационно-распорядительных документов.
1.2. Работники подразделений администрации области ответственны за сохранность служебных документов. Вносить исправления и работать с документами вне служебных помещений не разрешается. Передача копий документов сторонним организациям допускается с разрешения руководителей подразделений администрации.
1.3. Бланки документов, применяемые в администрации области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения заместителя главы - управляющего делами администрации области не могут передаваться другим организациям или лицам.
1.4. Бланки постановлений, распоряжений и писем главы администрации области (его заместителей) являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в канцелярии общего отдела управления делами администрации области.
1.5. Введение в обращение новых бланков организационно-распорядительных документов администрации области осуществляется по согласованию с заместителем главы - управляющим делами администрации области и в соответствии с ГОСТом Р. 6.30-97.
Не разрешается самостоятельное изготовление бланков организационно-распорядительных документов на компьютерах и копировально-множительных аппаратах, не отвечающих требованиям УСОРД.
1.6. Общий отдел управления делами администрации области ежегодно к 1 октября представляет в хозяйственный отдел заявки на изготовление печатно-бланочной продукции на предстоящий год.
1.7. За организацию и ведение делопроизводства, соблюдение настоящей Инструкции и порядка работы с документами и письмами граждан (делопроизводство) в подразделениях администрации области отвечают:
- в аппарате главы администрации области - заместитель главы - управляющий делами администрации области;
- в структурных подразделениях администрации области - руководители этих подразделений.
1.8. Ведение делопроизводства в подразделениях администрации области осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией.
На работников службы делопроизводства подразделений администрации области возлагаются следующие функции:
- прием, учет (регистрация) и распределение (направление) входящих (поступающих) документов (корреспонденции);
- лингвистическая экспертиза проектов документов, их соответствие ГОСТу Р.6.30-97 и редактирование;
- передача документов (корреспонденции) на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций), непосредственному работнику - ответственному исполнителю (далее - исполнитель);
- учет (регистрация) внутренних нормативных документов;
- контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов;
- подготовка проекта номенклатуры дел подразделения, ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их в архив на постоянное или временное хранение, оформление акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению;
- подготовка предложений по совершенствованию работы с документами.
1.9. В случае утраты документов или разглашения содержащейся в них конфиденциальной информации руководитель подразделения администрации области обязан проинформировать об этом заместителя главы - управляющего делами администрации области для принятия соответствующих мер.