6.1. Заседания, совещания, деловые встречи и другие мероприятия в администрации области проводятся в соответствии с распоряжениями или устными указаниями главы администрации и планами, утвержденными главой администрации.
6.2. Организационно-техническое обеспечение в подготовке и проведении этих мероприятий осуществляют:
а) проводимых главой администрации:
- управление делами главы администрации области;
- структурное подразделение администрации области в случае определения их ответственными за проведение.
б) проводимых заместителями главы администрации осуществляем аппарат заместителей главы администрации;
в) проводимых структурными подразделениями администрации области с участием главы администрации и его заместителей осуществляют соответствующие подразделения.
6.3. Структуры, указанные в п. 6.2 обеспечивают:
- подготовку порядка проведения и повестки дня совещания;
- оповещение участников мероприятий о дате, времени и месте его проведения;
- готовность зала к совещанию;
- регистрацию участников заседаний и совещаний и раздачу им соответствующих документов;
- звукозапись и протоколирование совещания;
- выполнение машинописных и копировально-множительных работ, рассылку документов и материалов совещания;
- контроль выполнения поручений, данных главой администрация
- организацию питания участников совещания и размещение их при необходимости в гостиницах.
6.4. Расшифровка и составление протокола материалов совещаний и заседаний проводимых главой администрации осуществляются протокольной частью общего отдела управления делами главы администрации.
Протоколы и другие документы связанные с подготовкой и проведением мероприятий, формируются в подразделениях Администрации в соответствии с номенклатурой дел.