4.1. Основные положения системы контроля за исполнением документов регламентированы постановлением главы администрации от 23 октября 1995 г. N 281 "Об утверждении регламента администрации Смоленской области".
Контролю за сроками исполнения подлежат все документы, содержащие поручения.
Ответственными за качественное и своевременное исполнение документов являются руководители администрации области и структурных подразделений.
4.2. Контроль по существу вопросов и срокам исполнения осуществляется помощниками заместителей главы администрации, по срокам исполнения-аппаратом главы администрации: правительственных документов, постановлений и распоряжений администрации области организационно-правовым отделом комитета по работе с территориями; писем, запросов, поручений главы администрации области - канцелярией общего отдела, решений совещаний, проводимых главой администрации области - протокольной частью общего отдела^ писем и обращений граждан - приемной по обращениям граждан общего отдела. (Приложение N 7).
Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях начиная от даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в тексте документа.
Срок исполнения поручения, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой "СРОЧНО" исполняются в 3-х дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. При необходимости изменения срока исполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение обоснование о продлении (изменении) срока исполнения.
4.3. Для осуществления контроля по существу затронутых в документе вопросов помощниками заместителей главы администрации оформляются контрольные дела. В делах находятся копии контролируемых документов, справки, докладные записки, ответы, протоколы совещаний и другие документы, необходимые для полного исполнения документа.
Помощниками заносятся в контрольные дела все отметки о ходе выполнения, об изменении сроков исполнения.
Для контроля за сроками исполнения документов ведутся специальные контрольные карточки (картотека) - в управлении делами и в приемных заместителей главы администрации. Контрольная картотека делится на два раздела: картотека на исполненные документы и неисполненные документы. Контрольная картотека составляется из дополнительных экземпляров учетных карточек установленного образца. (Приложение №8).
4.4. Документ считается исполненным и может быть снят с контроля, когда решены все поставленные вопросы,' . задачи и об этом извещены заинтересованные организации и лица. Документы снимаются с контроля только по указанию главы администрации или его заместителей. Основанием для снятия с контроля по указанию руководства администрации является наличие подготовленного к отправке ответного документа или других материалов, свидетельствующих об исполнении (план, информация, постановление, распоряжение и т.п.).
Все снятые с контроля документы должны иметь отметку об исполнении, которая переносится с документа в учетную карточку, а последняя переносится в раздел контрольной картотеки на исполненные документы.