5.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию области принимается, учитывается и регистрируется в канцелярии общего отдела управления делами главы администрации.
Телеграммы в адрес главы администрации и его заместителей принимаемые информационно-аналитическим центром передаются для регистрации в канцелярию общего отдела, с последующей передачей главе администрации, а в адрес руководителей подразделений администрации работникам их приемных.
Прием и регистрация писем, обращений граждан осуществляется приемной по обращениям граждан администрации области (далее по тексту: приемная администрации области).
5.2. На каждом полученном документе в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. На документ заводится 2 (два) экземпляра учетных карточек (Приложение N8), вторая - помещается в контрольную картотеку.
5.3. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, а так же в выходные и праздничные дни, принимается дежурным секретарем главы администрации с последующей передачей и регистрацией в управление делами (канцелярия).
Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, журналы, поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, пригласительные билеты, прейскуранты , каталоги и т.п.
5.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах.
Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений, по этому факту составляется акт (Приложение N 9) в трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".
Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда по ним можно установить адрес отпавителя, дату отправки и получения.
5.5. Управление делами главы администрации направляет поступившие документы адресатам по назначению. Документы, адресованные заместителям главы администрации направляются в приемную заместителей главы. Контроль за исполнением или ходом выполнения постановлений, распоряжений или указаний главы администрации возлагается на комитет по работе с территориями.
Документы по вопросам, относящимся к компетенции коллегиальных органов при главе администрации, направляются по назначению в из рабочие группы.
5.6. Документы передаются в подразделения администрации в день их регистрации (учета), а имеющие пометки "Срочно" или "Вручить" (далее именуются - срочные документы) - немедленно. Пакеты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом виде. В приемную главы администрации, его заместителей зарегистрированные документы передаются под роспись (с указанием даты, фамилии работника, принявшего документ).
Передача (переадресация) зарегистрированных документов из одного подразделения администрации в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями.
5.7. Поступившие документы докладываются управляющему делами работником канцелярии и согласно резолюции передаются на исполнение. Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей) текст поручения, срок исполнения, подпись, дату. Резолюция оформляется на бланке 1/4 стандартного листа, приобщенного к документу (Приложение 8).
5.8. Состояние работы с документами в подразделениях администрации (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело) фиксируется работниками канцелярии.