7.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой, диктуется служебной необходимостью.
Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Должностные лица, принявшие решения об отнесении документированной информации ограниченного распространения несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.
7.2. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра ставится на отдельных документах в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма.
Копирование документов содержащих служебную информацию ограниченного распространения осуществляется только управлением делами главы администрации (копировально-множительным бюро) с письменного разрешения управляющего делами главы администрации.
7.3. К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:
- нормативно-распорядительные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти и органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации,
- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологических, гидрометрологических, демографических, санитарно-эпидемиологических и других явлениях, необходимых для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом,
- документы содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономии региона и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне,
- описание структур исполнительной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также адреса,
- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке,
- документы накапливаемые в отдельных фондах архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
7.4. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется работниками общих отделов (канцелярий) подразделений Администрации, которым поручен прием и учет несекретных документов При смене работника, осуществлявшего учет этих документов, составляется акт приема - сдачи этих документов, утвержденный руководителем подразделения администрации.
7.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования": учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме этих документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами;
- печатаются с указанием на лицевой стороне или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;
- передаются исполнителем после подписания вместе с черновиками для регистрации работнику общего отдела (канцелярии) подразделения администрации. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах;
- передаются работникам подразделений администрации под расписку;
- пересылаются другими организациями федеральной службой или спецсвязью;
- не могут передаваться по незащищенным каналам связи;
- рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.
Документы с пометкой "Для служебного пользования" после исполнения группируются в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.
7.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования" утратившие свое практическое значение и неимеющие научной и исторической ценности, производятся в подразделениях администрации по акту (Приложение N 10).
7.7. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение информации ограниченного распространения или нарушений правил работы с документами, работники администрации привлекаются к дисциплинарной ответственности.