3.1. При подготовке и оформлении документов работники подразделений руководствуются требованиями:
- документы печатаются на бланках установленной формы. Письма, адресованные руководителям федеральных органов власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, предприятиям, организациям и учреждениям по вопросам входящим в компетенцию администрации области, оформляются за подписью главы администрации или его заместителей (управляющего делами) на соответствующих бланках (Приложение N 4).
Письма за подписью руководителей подразделений администрации и их заместителей по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках подразделений (Приложение N 5). Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста (Приложение N 6).
3.2. Текст телеграмм за подписью должностных лиц излагается кратко, без союзов и предлогов ( если не искажается содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (ЗПТ, ТЧК), печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указывается должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
К документу объемом более одной страницы составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание.
3.3. Содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне или обратной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.
Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателем раcсылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
3.4. В письмах-ответах указывается номер и дата документа на который дается ответ, дата и номер письма выносятся в заголовок его первого листа, документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. При подписании документа указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке) и проводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени и отчества (или инициалы имени) ставятся перед фамилией.
3.5. Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом не допускается (с предлогом "за" или косой чертой перед). Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов. Визе включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату (при необходимости - наименование должности визирующего). Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, приложения к документу; на копии отправляемого документа (кроме телеграммы).
3.6. Датой документа является дата его подписания, утверждения или составления. Словесно - цифровой способ проставления даты (например: 12 мая 1995 года) применяется в текстах документов при датировании правовых актов, финансовых и других служебных документов, цифровой способ датирования (например: 16.07.95 г.) при написании резолюций, визировании, проставлении отметок об исполнении документов и иных случаях.
3.7. При направлении документа руководителю подразделения администрации или организации их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишут в дательном падеже) (например: председателю комитета по образованию Иванову В.С.). При направлении документа в подразделение администрации или в организацию, их наименование пишут в именительном, а должность и фамилию адресата в дательном падежах (например: комитет по координации промышленности, Власову Н.И.) При направлении документа нескольким однородным подразделениям администрации или организациям их наименования указываются обобщенно (например: руководителям отдела кадров, комитетов, управлений администрации области; главам администраций районов, городов Смоленска и Десногорска).
3.8. Адресат указывается в правом верхнем поле документа. Полный почтовый адрес указывается в случае его направления разовому корреспонденту (кроме документов,адресованных правительственным учреждениям, исполнительным, законодательным органам).Почтовый адрес, располагается после фамилии адресата, в ответах на письма граждан вначале указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата. В адресной части письма, телеграммы может быть указано не более четырех адресатов. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр подчеркивается. В случае направления документов большему числу адресатов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, и на каждом экземпляре указывается только один адресат. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них после текста до подписи дается по форме (Приложение: упомянутые документы на .....л в ....экз.). Приложения, не названные в тексте, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров каждого. Несколько приложений нумеруются арабскими цифрами ,перед которыми проставляется знак N. На приложении к документу в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием наименования документа, его даты и номера.
3.9. Копии отправляемых (исходящих) документов заверяются работником службы делопроизводства, проставлением надписи "Верно", даты и личной подписью, и удостоверяются проставлением круглой печати. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов:
НАПРИМЕР: УТВЕРЖДАЮ
Председатель комитета
по культуре В.Иванов
"___" _______19__г.
Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДЕНО" (Утвержден), наименование распорядительного документа, его дату и номер.
НАПРИМЕР:
УТВЕРЖДЕН (0)
на заседании финансово-
экономического совета при
главе администрации области
"____" ________19__г. N___
Отправляемому документу присваивается исходящий регистрационный номер, который состоит из индекса структурного подразделения администрации и порядкового номера документа подразделения (например: 3/126, 3/12). Регистрационные номера письмам и телеграммам, подписанным руководителями (заместителями руководителей) подразделений Администрации, присваиваются в этих подразделениях.
3.10. Служебные письма зарубежным адресатам (в том числе посольствам и представительствам иностранных государств) оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги.
На бланке в правом верхнем углу первого листа письма указывается адрес зарубежного корреспондента, включающий фамилию (имя и фамилию) адресата, наименование организации (фирмы), должность адресата, название города и страны.
Если письмо оформляется не на бланке, то в правом верхнем углу его первого листа указывается наименование города, дата отправления (словесно-цифровым способом) и регистрационный номер, а в левом нижнем углу этого-же листа - адрес зарубежного корреспондента с инициалом имени, фамилией и наименованием официальной должности.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона на подлиннике письма не указывается, но проставляются на копии письма, остающейся в деле.
3.11. Бланки документов, применяемые в администрации главы области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения управляющего делами главы администрации не могут передаваться другим организациям или лицам.
Бланки постановлений, распоряжений и писем главы администрации (его заместителей) являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в управлении делами главы администрации (канцелярии общего отдела).
Введение в обращение новых бланков организационно-распорядительных документов подразделений администрации осуществляются по разрешению (поручению) управляющего делами главы администрации. Соответствующие представления вносятся руководителями подразделений администрация в управление делами на основании образцов (макетов) бланков,согласованные с юристом.