Порядок составления и утверждения номенклатурных дел.
15.1. Номенклатура дел представляет собой системаризированны перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения.
15.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделения Администрации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форм отражать основное содержание и состав документов дела.
15.3. Каждое дело имеет индекс, заголовок и срок хранения. Индекс состоит из индекса подразделения администрации и порядковог номера заголовка дела в пределах структурного подразделения.
15.4. Номенклатура дел Администрации разрабатывается до 1 ноября текущего года службой делопроизводства на следующий календарный год, согласовывается с ЭК областного архивного управления, утверждается управляющим делами (Приложение N20 ).
15.5. Вновь созданное подразделение Администрации в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения, согласовывает с областным Государственным Архивом и утверждается управляющим делами. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения аппарата главы администрации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
15.6. В течение года по согласованию с областным Госархивом в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Сводная номенклатура дел Администрации в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Оформление документов, законченных делопроизводством
15.7. Законненные делопроизводством документы в 15 дневный срок сдаются исполнителем работникам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях Администрации, которые формируют их в дела, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, при методической помощи и под контролем архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются исполнителями в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела,
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительной надписи дела.
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. (Приложение N 21);
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела по номенклатуре, заголовка дела, даты дела и др.).
15.8. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел;
- все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дело раздельно.
Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.
Экспертиза ценности документов.
15.9. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения.
Экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК), состав которой утверждается управляющим делами.
15.10. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в Архив; отбор документов с временными (до 10 лет) сроками хранения и "до минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделении, выделение к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.