1.1. Настоящая инструкция устанавливает систему документирования и организации работы с документами в администрации Смоленской области в процессе выполнения возложенных на нее функций по обеспечению деятельности, а также устанавливает порядок и правила работы с документами несекретного характера, письмами, обращениями граждан в подразделениях администрации области (города, района).
Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения документов несекретного характера, рассмотрения обращений граждан в администрацию области и ее структурных подразделениях (далее именуются - подразделения администрации).
Инструкция разработана в соответствии с инструкцией по документальному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации, утвержденной распоряжением Президента Российской Федерации от 2 августа 1995 года N 1418, регламентом администрации Смоленской области, утвержденным постановлением главы администрации от 23.10.95 г. N 281 "Об утверждении регламента администрации Смоленской области", положениями государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и с учетом опыта организации делопроизводства в подразделениях администрации области, ГОСТа 638-90 "Требования к оформлению документов".
1.2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией, обязательны для всех государственных служащих администрации области (далее именуются - работниками).
Работники подразделений администрации ответственны за сохранность служебных документов, неразглашение содержащейся в ней информации. Вносить исправления и работать с документами вне служебных помещений не разрешается. Передача документов или их копий сторонним организациям допускается с разрешения руководителей подразделений администрации.
Взаимодействие со средствами массовой информации осуществляется через комитет по средствам массовой информации и полиграфиипресс-центра с разрешения должностных лиц администрации области.
При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни (при возможности) работники обязаны передавать через общий отдел своего подразделения находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому работнику по согласованию с общим отделом.
1.3. За организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленных настоящей инструкцией правил и порядка работы с документами и письмами граждан (делопроизводства) в подразделениях администрации отвечают непосредственные руководители: в аппарате администрации -управляющий делами главы администрации области; в структурных подразделениях-службами делопроизводства (общими отделами, канцеляриями).
1.4. Ведение делопроизводства в подразделениях администрации области осуществляется в соответствии с должностными инструкциями по делопроизводству.
На службу по делопроизводству (общий отдел) возлагаются следующие обязанности:
- прием, учет (регистрация) и распределение (направление) входящих (поступающих) документов (корреспонденции),
- передача документов (корреспонденции) на рассмотрение (на доклад) руководителю подразделения или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственному работнику - ответственному исполнителю (далее именуется исполнитель);
- учет (регистрация) внутренних нормативных документов;
- контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, организация справочно-информационной работы;
- организация работы с обращениями, письмами граждан;
- подготовка проекта номенклатуры дел подразделения, ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их в архив, оформление акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению;
- анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
- ознакомление вновь принятых работников с инструкцией по работе с документами и ведению делопроизводства.
1.5. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений, приказах и проектах других служебных документов, не подлежит разглашению. Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или занимающегося с соответствующими документами.
1.6. Подразделения администрации могут использовать в работе не противоречащие настоящей инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации (делопроизводства) документационного обеспечения.
1.7. В случае утраты документов или разглашения содержащейся в них информации руководитель подразделения администрации обязан проинформировать управляющего делами главы администрации и провести служебное расследование.