14.1. В администрации области организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется приемной администрации области в соответствии с рекомендациями "Порядка работы с письмами и устными обращениями граждан в отделе писем и приема граждан администрации Президента Российской Федерации" и инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации Президента Российской Федерации от 2 августа 1995 года N 1416.
14.2. Поступившие в адрес администрации письма граждан поступают в приемную администрации области, где регистрируются в журнале регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан (Приложение N15 ) и на карточке (Приложение N16 ).
14.3. В приемной администрации области на лицевой стороне первого листа в правом верхнем углу проставляется дата его поступления, в правом нижнем углу - регистрационный номер.
В подразделениях администрации,приемных заместителей главы письма (телеграммы) граждан учитываются в делопроизводстве подразделений или в учетно-контрольных карточках.
14.4. Картотека на письма граждан ведется по административнотерриториальным единицам, а внутри их - по алфавиту заявителей.
14.5. Переадресовка писем (телеграмм) граждан из одного подразделения администрации в другое осуществляется через приемную администрации или с его уведомлением.
14.6. Письма (телеграммы) граждан, подлежащие рассмотрению, передаются управляющему делами администрации области, который после предварительного рассмотрения,направляет их для решения главе администрации,его заместителям или в структурные подразделения. С резолюциями главы администрации или управляющего делами документы возвращаются в приемную администрации. Резолюции переносятся в соответствующие графы учетных карточек, сроки исполнения документа ставятся на контроль и направляются с краткой аннотацией в соответствующий адресат для принятия решения. Отметка о постановке жалобы или заявления на контроль ставятся в журнале регистрации.
14.7. Для контроля за сроками исполнения писем в карточке отмечается дата, к которой документ должен быть исполнен. За три дня до контрольной даты работник по учету и регистрации писем напоминает конкретным исполнителям приближение сроков исполнения .
14.8. При поступлении повторного письма по тому же вопросу, ему присваивается очередной регистрационный номер, а в сноске под ним указывается номер первого письма и делается отметка "Повторно" Повторным считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек установленный срок или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
14.9. Письма (телеграммы) граждан рассматриваются в подразделениях администрации в срок до одного месяца со дня их регистрации в приемной главы администрации, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не более 15 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письма (телеграммы) может быть продлен должностным лицом давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет автора. Письма военнослужащих и их семей рассматриваются в срок до 7 дней, в исключительных случаях срок может быть продлен до 15 дней.
Если вопрос, затронутый в письме, относится к ведению другой организации или учреждения, то оно не позднее чем в пятидневный срок направляется в соответствующее учреждение, о чем автору сообщается в письменной форме. Сопроводительное письмо оформляют в трех экземплярах: первый вместе с письмом направляется в учреждение, второй - автору, третий - остается в деле.
Если рассмотрение письма закончено непосредственно в подразделении администрации (т.е. по нему не принято иного решения), то автор извещается об этом, как правило, в письменной форме, а в отдельных случаях - в устной форме, о чем делается отметка в правом нижнем углу первого листа письма с указанием даты разговора с заявителями.
Предложения, заявления и жалобы граждан поступившие от одног( и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным номером первого документа с добавлением порядкового номера через дефис (например: 13/165-1, 13/182-3 и т.д.).
14.10. Запрещается направлять жалобы граждан должностным лицам, на действия которых принесена жалоба.
Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям.
Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением писем граждан, направленных в подразделения администрации, осуществляют руководители этих подразделений.
14.11. Запись, прием и учет посетителей в приемной администрации области организуют работники приемной администрации. Прием ведется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней.
14.12. Предложения, заявления и жалобы могут быть поданы гражданами не только в письменном виде, но и устно при личной встрече с руководителями администрации. График приема населения, утвержденный главой администрации, вывешивается для всеобщего сведения.
14.13. Поставленные посетителем вопросы, как правило, решаются во время приема, о чем делаются записи в журнале и карточке учета приема посетителей. Переданные на приеме посетителями письменные заявления учитываются и рассматриваются как письма граждан.
В тех случаях, когда для решения вопроса требуются дополнительные данные, предложения или жалобы излагаются в письменном виде и регистрируются на карточках учета приема посетителей (Приложение N 17). Руководителем, производящим прием, на карточку накладывается резолюция с указанием исполнителя и предписываемых действий для рассмотрения сути заявления или жалобы.
Исполнителем готовится проект ответа по существу рассматриваемого вопроса и с резолюцией на первичном документе отправляется тому лицу, которое направлено на рассмотрение. Письмо снимается с контроля если полностью решены поставленные вопросы.
14.14. Приемная администрации области ведет анализ и обобщение поступающих писем, систематически представляет (один раз в полугодие) главе администрации, управляющему делами справки о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан, причем к концу каждого месяца начальниками общих отделов структурных подразделений администрации или ответственными лицами за делопроизводство в срок до 3 числа следующего за отчетным месяцем, направляется отчет в управление делами главы администрации, за подписями глав администраций (председателей комитетов и управлений) (Приложения N 18, 19).