1. Делопроизводство в администрации области, ее управлениях и комитетах ведется в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Инструкцией по ведению делопроизводства, утвержденной постановлением главы администрации области от 04.10.94 г. N 299.
2. Все Указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации рассматриваются лично главой администрации области (в его отсутствие - первым заместителем главы администрации) в день поступления этих документов или до 10 часов следующего дня.
3. С резолюцией главы администрации или заместителя главы администрации документ, отделом кадров управления делами доводится под роспись до приемной одного из заместителей главы администрации области, ведающего данной отраслью, где ставится на контроль помощником заместителя главы администрации и передается исполнителям.
4. В срок, указанный в резолюции (а если срок не указан, то не позднее, чем через 10 дней), исполнитель обязан представить помощнику заместителя главы администрации области проект решения, распоряжения или другого документа во исполнение резолюции.
5. На каждый Указ, постановление и распоряжение Правительства Российской Федерации заводится контрольная карточка в двух экземплярах - в отделе кадров управления делами и в соответствующей приемной. Контроль за прохождением документов по подведомственным организациям и срокам их исполнения осуществляют приемные заместителей главы администрации, которые в необходимых случаях делают напоминания исполнителям, наводят справки по существу поручения руководства о порядке и сроках исполнения.
6. Помощники заместителей главы администрации области получают от исполнителей отчеты и другой информационно - аналитический материал об исполнении правительственных документов, проверяют полноту этих материалов и докладывают заместителям главы администрации, которые на основе этого вносят предложения о снятии с контроля.
7. Управляющий делами до 5 числа следующего месяца готовит главе администрации области справку о ходе выполнения исполнителями указаний руководства по постановлениям вышестоящих директивных органов.
8. Вся поступающая в администрацию области корреспонденция регистрируется канцелярией общего отдела управления делами и в тот же день передается через управляющего делами, помощников заместителей главы администрации и приемные комитетов должностным лицам в соответствии с предназначением. Управляющий делами, помощники заместителей главы администрации и сотрудники приемных в день получения корреспонденции докладывают ее руководству. После изучения корреспонденции должностные лица накладывают на документы резолюции, которые должны кратко и точно определять характер поручений, сроки и ответственных исполнителей.
В тех случаях, когда в документах не указано время выполнения поручения или указания, руководствоваться следующими сроками:
- поручения, указания, переданные телеграммой, телетайпограммой в течение трех суток, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение десяти дней;
- поручения, указания, переданные или содержащиеся в постановлении, распоряжении, информационном письме или решения в протоколе совещания - в течение тридцати суток.
Информация о социально - экономической и другой обстановке в области представляется в управление делами комитетами и управлениями согласно приложению.
9. По истечении указанного времени должностные лица, ответственные за выполнение, обязаны представить главе администрации области документ, подтверждающий исполнение поручения или указания, или при наличии объективных факторов, препятствующих исполнению поручения в срок, запросить у главы администрации области новый срок выполнения с объяснением мотивов и причин невозможности своевременного выполнения поручения, указания.
10. Документы, в которых ставятся вопросы, подлежащие предварительному рассмотрению или окончательному решению в областных организациях и учреждениях, администрациях городов и районов должны быть направлены им в течение двух рабочих дней со дня поступления в администрацию области.
11. Контроль за исполнением осуществляется:
- законов Российской Федерации, Указов, распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений Совета Федераций Федерального Собрания Российской Федерации и Государственной Думы, постановлений и распоряжений главы администрации области - организационно - правовым отделом;
- постановлений и распоряжений главы администрации области организационно - правовым отделом;
- писем, запросов, поручений главы администрации области канцелярий общего отдела управления делами через помощников заместителей главы администрации;
- решении заседаний Коллегии, совещаний главы администрации области с главами администраций районов и городов, начальниками управлений и председателями комитетов - протокольной частью общего отдела управления делами.
Справка по выполнению решений, постановлений, распоряжений, поручений или указаний представляется указанными должностными лицами управляющему делами еженедельно по пятницам до 17.00.
12. Подготовка проектов писем в центральные органы управления возлагается на руководителей управлений и комитетов. Проект письма должен визироваться всеми заинтересованными организациями, а такие заместителем главы администрации, ведающими данной отраслью. Эти же управления и комитеты обязаны следить за прохождением писем в центральных органах и принимать меры к получению ответов на вопросы, поставленные в них.