3.1.1. Доступ к архивным документам осуществляется по разрешению руководителя архивного управления и (или) областного государственного архивного учреждения. Разрешение на использование архивных документов в читальных залах областных государственных архивных учреждений оформляется в виде резолюции руководителя архивного управления и областного государственного архивного учреждения на самом обращении.
3.1.1.1. Резолюция пишется непосредственно руководителем или лицом, его заменяющим, и включает в себя следующие элементы: фамилию (фамилии) исполнителя, содержание поручения, подпись и дату.
3.1.1.2. Резолюция на обращениях граждан стран Балтии или дальнего зарубежья пишется начальником архивного управления. После этого обращение поступает в соответствующее областное государственное архивное учреждение. Гражданина иностранного государства при необходимости может сопровождать переводчик.
3.1.1.3. Резолюция на обращениях гражданин Российской Федерации и стран Содружества Независимых Государств пишется директором областного государственного архивного учреждения.
3.1.1.4. Разрешение на использование архивных документов в помещениях областных государственных архивных учреждений дается на необходимый исследователям срок, как правило, на год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством областного государственного архивного учреждения, разрешившего использование архивных документов.
3.1.1.5. Пользователь с обращением, на котором проставлена резолюция, переходит в отдел использования и публикации документов ОГУ ГАСО или в отдел информатизации и использования ОГУ ГАНИСО, где ему предоставляется государственная услуга в порядке, установленном разделом 2.2 настоящего Административного регламента.
3.1.1.6. Пользователи заполняют анкету установленного образца и знакомятся с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденных Приказом Федеральной архивной службы России (Росархив) от 6 июля 1998 года N 51.
3.1.1.7. На каждого пользователя, посетившего областное государственное архивное учреждение более пяти раз в течение календарного года, заводится личное дело, состоящее из обращения с резолюцией, разрешающей доступ к архивным документам, анкеты, заполненной пользователем, и заявок на выдачу архивных документов и научно-справочного аппарата к ним. Указанные документы на пользователей, посещавших областное государственное архивное учреждение менее пяти раз в течение календарного года, формируются в одно дело в алфавитном порядке фамилий пользователей. Личные дела пользователей регистрируются в специальной книге.
3.1.1.8. Данные о пользователях и тематике использования архивных документов заносятся в специальные картотеки.
3.1.2. При личном обращении пользователя все необходимые административные процедуры по предоставлению государственной услуги производятся непосредственно в присутствии потребителя услуги, если нет причин для отказа или отсрочки предоставления государственной услуги. В случае отказа в предоставлении государственной услуги об этом сразу сообщается потребителю.
3.1.3. При получении обращения по почте (в том числе и электронной) порядок оформления разрешения на использование документов тот же, что и при личном обращении. После получения разрешения обращение поступает в отдел использования и публикации документов ОГУ ГАСО или в отдел информатизации и использования ОГУ ГАНИСО, где находится до личного посещения пользователя. В Вяземском филиале ОГУ ГАСО обращение находится у директора до личного посещения пользователя.
3.1.4. Схема последовательности действий при рассмотрении обращений пользователей приведена в приложении N 4 к настоящему Административному регламенту.