АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 8 августа 2007 года N 276

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДЕПАРТАМЕНТОМ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО КУЛЬТУРЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

____________________________________________________________________
Утратил силу с 28 сентября 2016 года на основании постановления Администрации Смоленской области от 28.09.2016 N 580.
____________________________________________________________________

(в редакции постановления Администрации Смоленской области от 19.04.2016 N 228)

В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденным постановлением Администрации Смоленской области от 22.09.2006 N 343 (в редакции постановления Администрации Смоленской области от 17.10.2006 N 372), Администрация Смоленской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления Департаментом Смоленской области по культуре государственной услуги "Обеспечение использования архивных документов" (далее также - Административный регламент).

2. Департаменту Смоленской области по культуре (О.Н. Чернова) обеспечить исполнение Административного регламента.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Смоленской области Ю.К. Сынкина.

Губернатор
Смоленской области
В.Н.МАСЛОВ

     




Утвержден
постановлением
Администрации
Смоленской области
от 08.08.2007 N 276

 АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДЕПАРТАМЕНТОМ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО КУЛЬТУРЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

(в ред. постановления Администрации Смоленской области от 19.04.2016 N 228)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Административный регламент разработан в целях улучшения качества и доступности государственной услуги по обеспечению использования архивных документов (далее - государственная услуга).

1.2. Потребителями (пользователями) государственной услуги (далее - пользователи) являются государственные органы, органы местного самоуправления либо юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

1.3. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280);

- областным законом от 20 декабря 2005 года N 142-з "О разграничении полномочий органов государственной власти Смоленской области в сфере архивного дела" (Вестник Смоленской областной Думы и Администрации Смоленской области, 2005, N 13 (часть II), с. 66);

- постановлением Администрации Смоленской области от 7 июня 2005 года N 157 "Об утверждении перечня бюджетных услуг, предоставляемых за счет средств областного бюджета населению Смоленской области" (Смоленская газета, 2005, 16 июня);

- Приказом Федеральной архивной службы России (Росархив) от 6 июля 1998 года N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 1998, 28 декабря);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 14 мая).

1.4. Государственная услуга предоставляется:

- архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре (далее - архивное управление) (организационно-правовое обеспечение и консультирование по предоставлению государственной услуги);

- областным государственным учреждением "Государственный архив Смоленской области" (далее - ОГУ ГАСО), областным государственным учреждением "Государственный архив новейшей истории Смоленской области" (далее - ОГУ ГАНИСО), Вяземским филиалом ОГУ ГАСО (предоставление государственной услуги в читальных залах или других приспособленных для этого помещениях (далее - читальных залах) по месту нахождения).

2. Требования к порядку предоставления государственной услуги

2.1. Порядок информирования о государственной услуге

2.1.1. Конечный результат предоставления государственной услуги - предоставление пользователям архивных документов и научно-справочного аппарата к ним для работы в читальных залах ОГУ ГАСО, ОГУ ГАНИСО и Вяземского филиала ОГУ ГАСО (далее также - областные государственные архивные учреждения).

2.1.2. Место нахождения:

- архивного управления: Российская Федерация, г. Смоленск, Соборный двор, д. 5. Тел.: 38-07-19, 35-05-15, тел./факс: 38-66-83; e-mail: arhiv@admin.smolensk.ru;

- ОГУ ГАСО: Российская Федерация, г. Смоленск, Соборный двор, д. 5. Тел: 38-65-60, тел./факс: 38-45-65;

- ОГУ ГАНИСО: Российская Федерация, г. Смоленск, ул. Ленина, д. 28. Тел.: 38-65-48, тел./факс: 38-67-92;

- Вяземского филиала ОГУ ГАСО: Российская Федерация, Смоленская область, г. Вязьма, ул. Ямская, д. 4. тел./факс: (8-481-31) 6-11-35.

2.1.3. Режим работы архивного управления, ОГУ ГАСО, ОГУ ГАНИСО и Вяземского филиала ОГУ ГАСО:

2.1.4. Консультации по вопросам предоставления государственной услуги осуществляются сотрудниками:

- архивного управления - по телефонам: 38-66-83 и 35-05-15 и при личном контакте;

- отдела использования и публикации документов ОГУ ГАСО - по телефонам: 38-65-60, 38-69-82 и при личном контакте;

- отдела информатизации и использования ОГУ ГАНИСО - по телефону 38-67-92 и при личном контакте;

- Вяземского филиала ОГУ ГАСО - по телефону (8-481-31) 6-11-35 и при личном контакте.

2.1.5. При ответах на телефонные звонки граждан по вопросу получения государственной услуги сотрудники архивного управления и областных государственных архивных учреждений обязаны:

- подробно, в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке и условиях предоставления государственной услуги;

- объяснить причины возможного отказа в предоставлении государственной услуги, стараясь избегать конфликтных ситуаций.

2.1.6. Основанием для предоставления государственной услуги государственному органу, органу местного самоуправления либо юридическому лицу является письменное обращение.

2.1.7. Основанием для предоставления государственной услуги физическому лицу является его личное заявление, поданное в письменном виде. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

2.1.8. Обращение, заявление или письмо (далее - обращение) подается на имя руководителя областного государственного архивного учреждения и должно содержать следующие данные: фамилию, имя, отчество, должность, ученое звание, ученую степень пользователя, тематику и хронологические рамки исследования. Обращение может быть заполнено от руки или машинописным способом.

Первоначальный допуск к работе с архивными документами осуществляется при предъявлении пользователем документов, удостоверяющих личность.

2.1.9. Прием обращений и оформление документов для получения государственной услуги осуществляется по адресам, указанным в пункте 2.1.2 настоящего Административного регламента.

2.1.10. При личном контакте с пользователями при наличии разрешения на получение государственной услуги и документа, удостоверяющего личность, сотрудники архивного управления и областных государственных архивных учреждений должны:

- провести консультирование по составу и содержанию фондов архива согласно тематике исследования;

- предоставить для ознакомления Каталог архивных фондов госархива Смоленской области и его филиала в г. Вязьме (советский период) (1987), Каталог архивных фондов госархива Смоленской области и его филиала в г. Вязьме (досоветский период) (1989), Краткий справочник по фондам ОГУ ГАНИСО (1998);

- обеспечить доступ к имеющимся каталогам и картотекам к архивным документам.

2.1.11. Для удобства пользователей читальные залы областных государственных архивных учреждений должны быть оборудованы письменными столами, стульями, иметь хорошее освещение. В них должно быть по возможности обеспечено соблюдение тишины, чистоты и порядка.

2.1.12. Пользователям при наличии технических возможностей по специальному разрешению может быть предоставлено право использовать собственные технические средства: персональные компьютеры, диктофоны, фотоаппараты и видеокамеры.

2.2. Условия и сроки предоставления государственной услуги

2.2.1. После получения разрешения на использование архивных документов в читальных залах областных государственных архивных учреждений пользователь должен быть в пределах 30 минут проконсультирован сотрудником областного государственного архивного учреждения по вопросу заполнения анкеты (приложение N 1 к настоящему Административному регламенту), бланка заказа (приложение N 2 к настоящему Административному регламенту) и размещен в читальном зале.

2.2.2. После заполнения бланка заказа на предоставление пользователю описей дел они должны быть выданы в течение 4 часов в количестве не более 5 описей одновременно.

2.2.3. Описи дел, другие архивные справочники предоставляются пользователям на срок до 5 дней.

2.2.4. После заполнения бланка заказа на предоставление пользователю архивных дел они должны быть выданы в течение следующего рабочего дня в количестве не более 20 дел одновременно.

2.2.5. При возникновении форс-мажорных обстоятельств, срок предоставления пользователям описей дел, архивных дел, документов и других материалов не должен превышать трех рабочих дней со дня оформления заказа.

2.2.6. Уникальные архивные документы предоставляются пользователям только по специальному разрешению руководства архива сроком на один день.

2.2.7. Особо ценные архивные документы предоставляются пользователям на срок до 5 дней, остальные дела - на срок до одного месяца.

2.2.8. Продление сроков хранения и использования в читальных залах описей дел, архивных дел, документов и других материалов согласовываются:

- в ОГУ ГАСО - с заведующим отделом использования и публикации документов;

- в ОГУ ГАНИСО - с заведующим отделом информатизации и использования;

- в Вяземском филиале ОГУ ГАСО - с директором филиала.

2.2.9. Продление сроков использования уникальных и особо ценных архивных документов согласовывается с руководством областного государственного архивного учреждения, при необходимости оформляется новый заказ.

2.2.10. Архивные дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.

2.2.11. В течение рабочего дня областного государственного архивного учреждения пользователям предоставляется право работать с описями дел, архивными делами, документами и другими материалами с 9.00 до 17.00 часов.

2.2.12. При каждом посещении областного государственного архивного учреждения для получения государственной услуги пользователь обязан регистрироваться в журнале посещений.

2.3. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

2.3.1. Государственная услуга предоставляется бесплатно, кроме случаев, предусмотренных пунктами 2.3.5 и 2.3.7 настоящего Административного регламента.

2.3.2. Обращения могут быть высланы в областные государственные архивные учреждения почтовым отправлением или по электронной почте.

2.3.3. Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

2.3.4. Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.3.5. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти - с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.