ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДЕПАРТАМЕНТОМ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО КУЛЬТУРЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ РОССИЙСКИХ И ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН, А ТАКЖЕ ЛИЦ БЕЗ ГРАЖДАНСТВА, СВЯЗАННЫХ С РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИХ ЗАКОННЫХ ПРАВ И СВОБОД, ОФОРМЛЕНИЯ В УСТАНОВЛЕННОМ ПОРЯДКЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК, НАПРАВЛЯЕМЫХ В ИНОСТРАННЫЕ ГОСУДАРСТВА" (с изменениями на: 19.04.2016)

3.2. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

3.2.1. Предоставление государственной услуги Управлением включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в областные государственные архивные учреждения, архивные отделы, органы и организации по принадлежности;

- подготовка ответов пользователям;

- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

- отправка пользователям ответов и архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

3.2.2. Регистрация запросов является началом процедуры предоставления государственной услуги и осуществляется в сроки, установленные подразделом 2.11 раздела 2 настоящего Административного регламента.

3.2.3. Специалист, уполномоченный начальником Управления на выполнение административной процедуры (далее - специалист), в течение 2 рабочих дней после регистрации запросов осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков, имеющегося научно-справочного аппарата и информационных материалов, в результате чего определяет:

- правомочность получения пользователем запрашиваемой информации;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- адрес конкретной организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

3.2.4. По итогам анализа тематики поступивших запросов специалист направляет запросы на исполнение по принадлежности:

- в органы государственной власти Смоленской области;

- в органы местного самоуправления муниципальных образований Смоленской области;

- в областные государственные архивные учреждения;

- в архивные отделы;

- в другие организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

3.2.5. В случае если запрос требует его исполнения несколькими организациями, специалист направляет в организации, имеющие на хранении необходимые документы, копии запроса, анкеты с пометкой о направлении ответа в адрес Управления.

3.2.6. При направлении запросов по принадлежности Управление при необходимости уведомляет организации, исполняющие запросы, о требованиях к проставлению апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях.