3.4.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Конвенцию, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов, передаются специалистом начальнику Управления для проставления и заполнения специального штампа - апостиля.
3.4.2. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным и иным делам, а также в государства - участники Содружества Независимых Государств, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия государств - участников Содружества Независимых Государств в области использования архивной информации, а также в государства, с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
3.4.3. Начальник Управления либо должностное лицо, его замещающее, проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных областными государственными архивными учреждениями, архивными отделами, органами и организациями (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами). Апостиль заверяется подписью начальника Департамента либо должностного лица, его замещающего, и проставлением гербовой печати Департамента.
3.4.4. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме областных государственных архивных учреждений и архивных отделов), осуществляется при письменном обращении органов и организаций с представлением в Управление образцов подписей с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.
3.4.5. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.
(в ред. постановления Администрации Смоленской области от 21.03.2011 N 148)
3.4.6. Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.
3.4.7. Срок исполнения данной административной процедуры, при условии представления необходимых документов, указанных в пункте 3.4.4 настоящего подраздела, не должен превышать 3 дня с момента представления документов.
3.4.8. В случае отказа в проставлении апостиля пользователю в течение 3 дней специалистом направляется письменное сообщение о причине отказа.