4.1. Карточки образцов подписей и оттиска печати (далее - карточка), заверенные в установленном настоящим Положением порядке, представляются клиентами в Департамент финансов в двух экземплярах. В случае нотариального заверения карточки заверяется один ее экземпляр, второй принимается по разрешительной надписи главного бухгалтера Департамента финансов после сличения образцов с нотариально заверенным экземпляром карточки.
4.2. Карточка подписывается руководителем и главным бухгалтером клиента, которому открывается лицевой счет. Если в штате нет должности главного бухгалтера (другого должностного лица, выполняющего его функции), карточка подписывается только руководителем.
4.3. В карточку обязательно включается образец оттиска гербовой печати клиента. Применение печатей, предназначенных для других целей, не допускается.
При временном отсутствии гербовой печати у вновь созданного клиента, а также в связи с реорганизацией, изменением наименования, подчиненности клиента или его ликвидацией, а также несоответствием печати государственным стандартам Российской Федерации или ее утерей руководитель Департамента финансов предоставляет клиенту срок, необходимый для изготовления гербовой печати, который оговаривается разрешительной надписью руководителя Департамента финансов с указанием срока на представленном клиентом заявлении произвольной формы. Одновременно определяется порядок оформления расчетно-денежных документов на время отсутствия гербовой печати, о чем производится соответствующая отметка в карточке клиента.
4.4. На каждом экземпляре карточки главный бухгалтер Департамента финансов указывает номер открытого клиенту лицевого счета и визирует карточку разрешительной надписью. Один экземпляр карточки хранится в юридическом деле клиента, другой находится в отделе казначейского исполнения областного бюджета Департамента финансов.
Департамент финансов не требует предъявления доверенностей и других документов, подтверждающих полномочия лиц, подписи которых включены в карточку.
Работникам клиента, подписи которых не включены в карточку, выписки из лицевых счетов с приложениями выдаются на основании доверенности, оформленной в установленном порядке. По истечении срока действия доверенности или в случае предоставления права получения выписок другому лицу доверенность хранится в юридическом деле клиента.
4.5. Дополнительные экземпляры карточки могут быть истребованы от клиента, если это необходимо по условиям размещения отделов Департамента финансов. При этом дополнительные экземпляры карточки заверяются главным бухгалтером Департамента финансов или его заместителем после сличения с заверенными в установленном настоящим Положением порядке экземплярами карточки. Заверение дополнительных экземпляров карточки вышестоящей организацией или в нотариальном порядке не требуется.
4.6. В случае дополнения хотя бы одной новой подписи представляется новая карточка с образцами подписей всех лиц, имеющих право первой и второй подписи, заверенная в установленном настоящим Положением порядке.
Если в новой карточке, представляемой в случае замены или дополнения подписей, подписи руководителя и главного бухгалтера клиента остаются прежние, то дополнительное заверение такой карточки не требуется. Она принимается по разрешительной надписи главного бухгалтера Департамента финансов или его заместителя после сверки им подписей руководителя и главного бухгалтера, подписавших карточку, с образцами их подписей на заменяемой карточке.
При назначении временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера клиента дополнительно представляется новая временная карточка только с образцом подписи лица, временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера, заверенная вышестоящей организацией или нотариально.
4.7. При временном предоставлении лицу права первой или второй подписи, а также при временной замене одного из лиц, уполномоченных руководителем клиента, новая карточка не составляется, а дополнительно представляется карточка только с образцом подписи временно уполномоченного лица с указанием срока ее действия. Эта временная карточка подписывается руководителем и главным бухгалтером клиента, скрепляется оттиском его гербовой печати и дополнительного заверения не требует.
Все первые экземпляры ранее представленных карточек хранятся в юридическом деле клиента. Порядок и сроки хранения дополнительных экземпляров карточек, подлежащих замене, осуществляются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.