7.5.1. На завершенные дела постоянного срока хранения ежегодно работником, ответственным за архив органа исполнительной власти, составляются описи дел (приложение N 20).
7.5.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу.
Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел органа исполнительной власти. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, тома, а на остальных однородных делах, томах подписывается "то же", другие реквизиты указываются полностью.
Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дел, наличии копий и т.д.
7.5.3. Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу составляются в 4 экземплярах. В архиве органа исполнительной власти остается 1 экземпляр описи дел постоянного срока хранения и 3 экземпляра описи дел по личному составу. Остальные экземпляры передаются в отдел ведомственных архивов Государственного архива Смоленской области.