4.1.1. Решения, принятые на заседании Администрации Смоленской области, совещаниях и других мероприятиях, проводимых органами исполнительной власти, оформляются протоколом.
4.1.2. Протокол имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Заголовок", "Дата документа", "Подпись".
Наименование вида документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатается на расстоянии 4,5 см от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
В заголовке, как правило, указывается наименование мероприятия. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами.
Дата протокола печатается словесно-цифровым способом от правой границы текстового поля на расстоянии 2 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, отделяется от него линией. Датой протокола является дата заседания.
4.1.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (председательствующего), присутствующих на заседании; повестка дня. Каждый пункт нумеруется арабской цифрой и отвечает на вопрос "О ком? О чем?".
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ
(печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля).
Решение в текстовой части протокола печатается полностью, при необходимости приводятся данные об итогах голосования.
4.1.4. Протокол заседания Администрации подписывается руководителем Аппарата Администрации, протоколы иных совещаний подписываются председателем (председательствующим) и секретарем заседания.
Реквизит "Подпись" отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и включает слово "Председатель" ("Председательствующий"), его личную подпись, инициалы и фамилию.
На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного доступа, в правом верхнем углу первого листа протокола проставляется отметка "Для служебного пользования".
Протокол и выписка из него печатаются на бланках установленного образца (приложения N 10 и 11).
4.1.5. Копии протоколов, выписки из них заверяются печатью (не гербовой).
На копиях протоколов, выписках из них указываются инициалы и фамилии лиц, которым они направляются.
После отправки копий протоколов, выписок из них адресатам подлинники протоколов с отметками о дате отправки их копий и выписок из них подшиваются в дела.