5.4.1. Электронная почта (далее - ЭП) в органах исполнительной власти предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютера, телекоммуникационных средств, при помощи специализированного программного обеспечения) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.
5.4.2. Электронное письмо - это электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю.
5.4.3. Администратор ЭП - ответственное лицо из числа сотрудников органов исполнительной власти, прошедшее необходимую подготовку и осуществляющее прием-передачу ЭП, распечатку, учет, контроль и передачу электронных писем адресатам.
5.4.4. Органы исполнительной власти назначают администраторов ЭП и обеспечивают прием и передачу ЭП ежедневно в рабочие дни с 9.00 до 18.00.
5.4.5. Управление по информационным ресурсам и телекоммуникациям Департамента Смоленской области по информационно-аналитической работе организует и координирует работу центрального сервера ЭП ежедневно в рабочие дни с 8.00 до 19.00.
5.4.6. Документы (оригиналы), направляемые по ЭП, должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами и подписаны руководителем органа исполнительной власти или его заместителем.
5.4.7. Не подлежат пересылке ЭП любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа.
5.4.8. Отправитель документа предъявляет администратору ЭП оригинал документа и представляет его электронную копию. Оригинал документа хранится у исполнителя.