4.4.1. По содержанию и назначению письма, как вид документов, могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответами и др.
4.4.2. Письма оформляются на бланках установленных форм.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Как правило, он состоит из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8 см. Допускается выравнивание строк реквизита по левой границе текстового поля или центрирование по самой длинной строке.
Допускается печатание данного реквизита полужирным шрифтом.
От следующего реквизита отделяется 2-3 межстрочными интервалами.
Письма адресуются органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.
Наименование органов государственной власти, организаций, их структурных подразделений указывается в именительном падеже. Должность, инициалы и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, например:
Департамент Смоленской области по вопросам местного самоуправления и государственной службы
Начальнику отдела
Инициалы, фамилия
При адресовании документа руководителю органа государственной власти, организации, их структурным подразделениям его (ее) наименование входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже:
Начальнику Департамента
экономического развития
Смоленской области
Инициалы, фамилия
Если документ отправляется нескольким однородным органам, организациям, их структурным подразделениям, то следует указывать их обобщенное название.
Например: "Руководителям органов исполнительной власти Смоленской области", но "Органы местного самоуправления муниципальных образований Смоленской области".
При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово "Копия" перед адресатами не указывается.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Смоленской области и другим постоянным корреспондентам.
Составные части почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 N 1239.
В соответствии с указанными Правилами устанавливается порядок написания почтового адреса, включая:
- наименование организации (юридического лица) или фамилии, имени, отчества (физическое лицо);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка);
- название области, края, автономного округа (области), республики;
- страну (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
При адресовании письма организации в реквизите "Адресат" указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Например: