7.6.1. С момента заведения и до передачи в архивы органов исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.
7.6.2. Руководители органов исполнительной власти и работники службы ДОУ несут ответственность за сохранность документов и дел.
7.6.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой имеется в органе исполнительной власти.
На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре, годы и сроки хранения.
Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается.
7.6.4. К каждому делу оформляется справка о выдаче документов (приложение N 21), в которой при ознакомлении с делом должна делаться соответствующая отметка, включающая дату, должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, с которыми он был ознакомлен.
7.6.5. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя органа исполнительной власти с обязательно оставленной в деле заверенной копией документа и актом об изъятии подлинника.