1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, обеспечения контроля за их исполнением.
1.2. Инструкция устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в органах исполнительной власти Смоленской области (далее - органы исполнительной власти).
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Требования к работе с документами, предусмотренные в настоящей Инструкции, обязательны для всех работников органов исполнительной власти.
1.5. Ответственность за ведение делопроизводства в органах исполнительной власти возлагается на структурные подразделения или работников, выполняющих функции документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).
1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства в органах исполнительной власти Смоленской области осуществляет Управление делами Аппарата Администрации Смоленской области.
1.7. Ответственность за соблюдение установленных настоящей Инструкцией требований к работе с документами несут руководители органов исполнительной власти Смоленской области.
1.8. Ежегодно, в срок до 1 марта года, следующего за отчетным, руководители органов исполнительной власти Смоленской области представляют в письменном виде отчет о состоянии делопроизводства и соблюдении требований, установленных настоящей Инструкцией, заместителю Главы Администрации - руководителю Аппарата Администрации Смоленской области. Примерная форма отчета разрабатывается Управлением делами Аппарата Администрации Смоленской области.
1.9. В целях проверки соблюдения требований настоящей Инструкции в органах исполнительной власти Смоленской области по предложению заместителя Главы Администрации - руководителя Аппарата Администрации Смоленской области может создаваться комиссия. Персональный состав комиссии и порядок ее работы определяются распоряжением Администрации Смоленской области.
1.10. Результаты работы комиссии по проверке организации делопроизводства в органе исполнительной власти Смоленской области отражаются в акте, утверждаемом заместителем Главы Администрации - руководителем Аппарата Администрации Смоленской области, копия которого в обязательном порядке направляется руководителю этого органа, а также заместителю Главы Администрации Смоленской области в соответствии с утвержденным распределением обязанностей.
1.11. Требования по организации работы с обращениями граждан в органах исполнительной власти устанавливаются областным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан в Смоленской области", иными нормативными правовыми актами.
1.12. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, определяется отдельными инструкциями