3.1. Для решения поставленных задач Аппарат выполняет следующие функции:
3.1.1. Организует взаимодействие с федеральными органами государственной власти и их территориальными органами, иными государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления по вопросам, входящим в компетенцию Главы Администрации и Администрации.
3.1.2. Обеспечивает в соответствии с законодательством Российской Федерации взаимодействие Главы Администрации с государственными органами, должностными лицами иностранных государств, российскими и зарубежными политическими и общественными деятелями, международными организациями.
3.1.3. Осуществляет координацию деятельности органов исполнительной власти области в пределах компетенции Аппарата.
3.1.4. Организует проведение комплекса мер по разъяснению политики, проводимой Главой Администрации и Администрацией.
3.1.5. Осуществляет организационно - технические мероприятия по разработке проектов планов заседаний Администрации и повестки дня заседаний Администрации.
3.1.6. Осуществляет организационное обеспечение заседаний Администрации, деятельности Главы Администрации и его заместителей, оформляет в установленном порядке принятые решения.
3.1.7. Обеспечивает в пределах своей компетенции подготовку документов для рассмотрения на заседаниях Администрации, протокольное оформление и рассылку принятых на заседаниях решений в соответствии с Регламентом Администрации.
3.1.8. Осуществляет документационное и организационно - техническое обеспечение совещаний и других мероприятий, проводимых с участием Главы Администрации и его заместителей, оформляет в установленном порядке принятые на этих мероприятиях решения (поручения) и организует их доведение до конкретных исполнителей.
3.1.9. Обеспечивает в порядке, установленном Главой Администрации и Администрацией, деятельность совещательных, координационных и иных органов, образуемых Главой Администрации и Администрацией.
3.1.10. Прорабатывает поступающие Главе Администрации и в Администрацию документы и обращения федеральных органов государственной власти и их территориальных органов, областных органов государственной власти, других государственных органов, органов местного самоуправления, подготавливает проекты поручений Администрации, Главы Администрации и его заместителей по исполнению этих документов и обращений.
3.1.11. Организует подготовку аналитических, справочных и других необходимых материалов по вопросам, рассматриваемым Администрацией, Главой Администрации и его заместителями.
3.1.12. Организует работу по ведению делопроизводства, в том числе секретного, оформлению, регистрации и рассылке правовых актов, принимаемых Администрацией, Главой Администрации и его заместителями, и иной корреспонденции.
3.1.13. Осуществляет контроль за надлежащим исполнением органами исполнительной власти области, областными государственными организациями правовых актов Администрации, Главы Администрации и его заместителей, а также их поручений, служебных и иных документов; проводит в установленном порядке проверки фактического исполнения указанных документов на местах и разрабатывает предложения о принятии необходимых мер по организации их исполнения.
3.1.14. Ведет реестр областных государственных служащих Аппарата, Администрации, Правового департамента Смоленской области, Департамента Смоленской области по информационно-аналитической работе, Департамента записи актов гражданского состояния Смоленской области, оформление личных дел, приема, увольнения и других документов по их личному составу.
3.1.15. Оформляет документы на представление к награждению государственными наградами и наградами Смоленской области, организует вручение наград.
3.1.16. Осуществляет контроль за соблюдением областного законодательства о государственной службе и проводит проверки соблюдения областными государственными служащими, в том числе замещающими высшие государственные должности, трудового законодательства и ограничений, связанных с областной государственной службой.
3.1.17. Обеспечивает функционирование единой системы делопроизводства и документооборота в Аппарате и иных органах исполнительной власти области.
3.1.18. Обеспечивает соблюдение режима секретности и защиту служебной информации ограниченного распространения в Аппарате и иных органах исполнительной власти области.
3.1.19. Организует прием граждан Главой Администрации и руководителями органов исполнительной власти области, учет, рассмотрение и анализ письменных и устных обращений граждан, подготавливает предложения по решению поставленных в них вопросов, направляет указанные обращения соответствующим органам и организациям для рассмотрения и принятия мер, осуществляет контроль за ходом и сроками их рассмотрения.
3.1.20. Обеспечивает функционирование информационно-компьютерных средств. Организует программное и техническое обслуживание компьютерной техники, используемой в Аппарате и его структурных подразделениях.
3.1.21. Организует специальную документальную связь с федеральными органами государственной власти.
3.1.22. Обеспечивает в установленном порядке финансово - хозяйственное обслуживание текущей деятельности Администрации, Аппарата, иных органов исполнительной власти области. В пределах своей компетенции осуществляет операции по бухгалтерскому учету, связанному с расходованием бюджетных средств, обеспечивает инвентаризацию товарно - материальных ценностей.
3.1.23. Осуществляет мероприятия по воинскому учету и бронированию государственных служащих Аппарата, Администрации и иных органов исполнительной власти области, являющихся военнообязанными, а также организует мероприятия по мобилизационной подготовке и мобилизации в органах исполнительной власти области.
3.1.24. Координирует и контролирует проведение органами местного самоуправления и организациями, деятельность которых связана с деятельностью указанных органов или которые находятся в сфере их ведения, мероприятий по мобилизационной подготовке, а также осуществляет методическое обеспечение этих мероприятий.
3.1.25. Обеспечивает деятельность Главы Администрации по рассмотрению вопросов, связанных с ходатайством о помиловании осужденных, отбывающих наказание в учреждениях уголовно - исполнительной системы Министерства юстиции Российской Федерации, находящихся на территории Смоленской области, а также лиц, отбывших назначенное судом наказание и имеющих неснятую судимость.
3.1.26. Обеспечивает деятельность комиссии по вопросам помилования, а также комиссии по профилактике правонарушений и безнадзорности среди несовершеннолетних на территории Смоленской области.
3.1.27. Осуществляет формирование единого информационного пространства, включая создание, внедрение, сопровождение и развитие надежной автоматизированной, программно-технической и информационно-телекоммуникационной среды, обеспечивающей эффективное информационное взаимодействие Администрации, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и иных органов, расположенных на территории Смоленской области.