2.1. Основными задачами Департамента являются:
2.1.1. Организация и обеспечение в пределах своей компетенции формирования, сохранности и использования документов Архивного фонда Смоленской области.
2.1.2. Внесение в установленном порядке и в пределах своей компетенции предложений по вопросам передачи права собственности на архивные фонды и архивные документы Архивного фонда Смоленской области.
2.1.3. Координация на территории Смоленской области деятельности по вопросам организации хранения, учета и использования архивных документов.
2.1.4. Анализ состояния архивного дела на территории Смоленской области, изучение тенденций и закономерностей, участие в определении концепции и стратегии его развития.
2.1.5. Развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами местного самоуправления Смоленской области архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
2.1.6. Осуществление в пределах своей компетенции контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации в области архивного дела.
2.1.7. Ведение в пределах своей компетенции централизованного государственного учета документов Архивного фонда Смоленской области и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти Смоленской области, физических и юридических лиц.
2.1.8. Осуществление в пределах своей компетенции международных связей в области архивного дела и делопроизводства.
2.2. Департамент в целях реализации возложенных на него задач выпол- няет следующие функции:
2.2.1. Организует в пределах своей компетенции комплектование и хранение документов Архивного фонда Смоленской области в государственных архивах, контролирует соблюдение установленного порядка передачи документов в указанные архивы.
2.2.2. Осуществляет контроль за соблюдением порядка государственного учета документов, их сохранностью и использованием; порядка отнесения архивных документов к особо ценным и уникальным, а также порядка создания и хранения их страховых копий.
2.2.3. Осуществляет межотраслевое организационно - методическое ру-ководство и контроль за работой областных архивных учреждений, организацией документов в делопроизводстве органов исполнительной власти Смоленской области; участвует в мероприятиях по развитию на территории Смоленской области сети ведомственных архивов и организации их работы.
2.2.4. Участвует в подготовке проектов и реализации программ развития архивного дела, а также разработке перспективных и текущих планов деятельности областных архивных учреждений.
2.2.5. Участвует в организации и проведении в установленном порядке работы по совершенствованию сети и структуры областных архивных учреждений.
2.2.6. Организует внедрение и использование областными архивными учреждениями информационных сетей и баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда Смоленской области.
2.2.7. Решает в пределах своей компетенции вопросы передачи архивных документов из одного архива, расположенного на территории Смоленской области, в другой.
2.2.8. Проверяет в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством Российской Федерации выполнение организациями независимо от их организационно-правовой формы требований законодательства в области архивного дела, обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных фондов и организации документов в делопроизводстве.
2.2.9. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании этих архивов.
2.2.10. Вносит предложения в Федеральную архивную службу России о передаче архивных документов из архивов, расположенных на территории Смоленской области, в архивы, расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
2.2.11. Организует экспертизу документов, имеющих долговременное прак- тическое применение и большую научную и историческую ценность, и отбор их на постоянное хранение в архивы, расположенные на территории Смоленской области.
2.2.12. Рассматривает обращения организаций и граждан на получение разрешений на собирание старинных документальных памятников на территории Смоленской области и готовит по ним заключения, ведет регистрацию специальных разрешений Федеральной архивной службы России на собирание старинных документальных памятников, осуществляет контроль за их собиранием.
2.2.13. Публикует документы Архивного фонда Смоленской области и справочно-информационную литературу о составе и содержании документов, хранящихся в архивах, расположенных на территории Смоленской области, в пределах своих полномочий.
2.2.14. Решает в установленном порядке вопросы рассекречивания ар- хивных документов, хранящихся в архивах, расположенных на территории Смоленской области.
2.2.15. Проводит работу с гражданами в случае их обращений, заявлений и жалоб в Администрацию Смоленской области по вопросам, относящимся к компетенции Департамента.
2.2.16. Организует повышение квалификации работников областных государственных архивных учреждений.
2.2.17. Разрабатывает и вносит в установленном порядке на утверждение в Администрацию Смоленской области уставы находящихся в его ведении областных государственных архивных учреждений, а также изменения в уставы этих учреждений.
2.2.18. Осуществляет координацию деятельности областных государственных архивных учреждений.