4.1. Организация документооборота в Администрации области осуществляется аппаратом Губернатора области в соответствии с порядком оформления документов в Администрации Тверской области, настоящим Регламентом и иными правовыми актами.
4.2. В аппарате Губернатора области корреспонденция принимается для отправки ежедневно до 15 часов, а отправка осуществляется до 17 часов. Отправка срочной корреспонденции после 17 часов производится по указанию (с разрешения) руководителя организационно-контрольного управления аппарата Губернатора области, а после 18 часов - дежурным сотрудником приемной Губернатора области.
Все поступившие в адрес Губернатора области, заместителей Губернатора области, руководителей исполнительных органов государственной власти области и структурных подразделений аппарата Губернатора области документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые (печатные издания, рекламные проспекты, адреса и т.п.).
В случае поступления служебных документов непосредственно в приемные Губернатора области, заместителей Губернатора области, в структурные подразделения аппарата Губернатора области они подлежат обязательной передаче для регистрации в структуру аппарата Губернатора области, ответственную за регистрацию входящих документов.
Документы и другая корреспонденция, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются дежурным сотрудником приемной Губернатора области, что отражается в журнале учета, с последующей передачей их на регистрацию в структуру аппарата Губернатора области, ответственную за регистрацию входящих документов.
{п. 4.2 в редакции постановления Губернатора от 16.11.2010N 28-пг}
4.3. Все документы, поступившие в адрес Губернатора области, заместителей Губернатора области, руководителей исполнительных органов государственной власти области, в том числе и деловая переписка между ними, регистрируются (производится запись сведений о документе в учетно-регистрационной форме), классифицируются и в тот же день направляются:
поступившие на имя Губернатора области - Губернатору области, а в период его юридического отсутствия - должностному лицу, исполняющему его обязанности;
поступившие на имя заместителей Губернатора области, руководителей исполнительных органов государственной власти области - непосредственно адресатам;
правовые акты, принятые органами государственной власти Российской Федерации и Законодательным Собранием области, содержащие поручения и рекомендации в адрес исполнительных органов государственной власти непосредственно Тверской области или субъектов Российской Федерации, подлинники протестов, представлений, требований органов прокуратуры об изменении нормативных правовых актов и экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Тверской области - заместителям Губернатора области, курирующим соответствующее направление работы;
адресованные структурным подразделениям аппарата Губернатора области - руководителю аппарата Губернатора области;
документы, поступившие от судебных органов и прокуратуры, в том числе копии протестов и представлений прокуратуры Тверской области, копии экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Тверской области, а также документы по правовым вопросам, поступившие от правоохранительных органов, - в правовое управление аппарата Губернатора области.
Письма одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, направляются в один адрес более старшему по государственной должности лицу.
{п. 4.3 в редакции постановления Губернатора от 16.11.2010N 28-пг}
4.4. При наличии технических возможностей все документы, поступившие в адрес Губернатора области, заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений аппарата Губернатора области и иных исполнительных органов государственной власти области, в том числе и деловая переписка между ними, после регистрации заносятся в базу данных локальной компьютерной сети аппарата Губернатора области.
4.5. Проекты резолюций Губернатора области по служебным документам, направленным Губернатору области, а также поступившим на имя других должностных лиц готовит соответственно организационно-контрольное управление аппарата Губернатора области и помощники соответствующих должностных лиц, либо специально уполномоченные лица.
Проекты резолюций должны содержать конкретные поручения, фамилии исполнителей и сроки исполнения, а при необходимости - указание "контроль" за исполнением документа. В тексте резолюции, по возможности кратком, должна быть использована устоявшаяся терминология. В случае необходимости подготовки ответа:
резолюция "Для ответа" указывает на необходимость подготовки и отправки ответа корреспондентам и заявителям непосредственно исполнителем, при этом копия ответа вместе с копией поступившего документа направляется должностному лицу, подписавшему резолюцию;
резолюция "Для подготовки проекта ответа" определяет необходимость подготовки проекта ответа и направления его вместе с поступившими документами должностному лицу, подписавшему резолюцию, при этом прохождение проектов ответов по цепи исполнителей должно точно соответствовать обратному порядку направления резолюций.
В случае указания в резолюции нескольких должностных лиц координация всей работы осуществляется лицом, указанным в резолюции первым.
{п. 4.5 в редакции постановления Губернатора от 16.11.2010N 28-пг}
4.6. Документы с проектами резолюций Губернатора области представляются на подпись Губернатору области руководителем управления секретариатом аппарата Губернатора области. В соответствии с наложенной резолюцией и соответствующими поручениями аппарат Губернатора области доводит документы до лиц, ответственных за их исполнение.
Срок рассмотрения служебных документов должен составлять, как правило, не более одного рабочего дня.
{п. 4.6 в редакции постановления Губернатора от 16.11.2010N 28-пг}
4.7. Заместители Губернатора области, которым поступили протесты, представления, требования органов прокуратуры об изменении нормативных правовых актов и экспертные заключения Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Тверской области, в течение пяти рабочих дней (в случае необходимости оперативного решения вопроса - в течение трех рабочих дней) организуют представление в правовое управление аппарата Губернатора области мотивированных заключений соответствующих исполнительных органов государственной власти области по вышеуказанным документам.
{п. 4.7 в редакции постановления Губернатора от 16.11.2010N 28-пг}
4.8. При необходимости принятия оперативных решений по исполнению поручений и быстрого доведения задачи до всех исполнителей должностное лицо, налагающее резолюцию, безотлагательно созывает совещание с участием всех необходимых должностных лиц.
4.9. Контроль за сроками прохождения служебных документов осуществляют специально уполномоченные должностными лицами сотрудники.