1. Письменные обращения граждан (заявления, жалобы, предложения) поступают в канцелярию Администрации области.
Письменное обращение гражданина должно быть им подписано с указанием фамилии, имени, отчества и содержать помимо изложенного существа предложения, заявления, либо жалобы также данные о месте его жительства, работы или учебы. Обращение, не содержащее этих сведений, признается анонимным.
2. Канцелярия в распечатанном виде с проставленным штампом и датой поступления передает письма в сектор по работе с обращениями граждан. В случае, если корреспонденция адресована лично Губернатору (вице - губернатору), то она передается в запечатанном виде заведующему секретариатом Губернатора.
3. Сектор по работе с обращениями граждан регистрирует письма и заявления граждан, поступившие из канцелярии. На каждое из них заполняется аннотация и контрольные карточки.
4. Все заявления, обращения и жалобы граждан докладываются начальнику Управления по работе с территориями и, по согласованию с ним, направляются заместителям Губернатора, а в отдельных случаях - руководителям управлений, отделов и комитетов для решения вопросов, поставленных в обращениях заявителем.
Обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов местного самоуправления, направляются на рассмотрение главам местных администраций с обязательным ответом заявителю и исчерпывающей информацией в адрес областной Администрации по результатам рассмотрения данного обращения.
Заявления, жалобы, предложения должны направляться по принадлежности в пределах пяти дней.
5. Обращения, направленные сектором по работе с обращениями граждан заместителям Губернатора или руководителям подразделений областной Администрации, с соответствующими сопроводительными документами, передаются специально закрепленному за работой с обращениями граждан сотруднику данной службы, который обеспечивает своевременную и эффективную работу по сути заявления, дает ответ заявителю, а после снятия с контроля передает дело с копией ответа в сектор по работе с обращениями граждан.
Примечание. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам и должностным лицам, действия которых обжалуются в данном заявлении.
6. Ответы на заявления, жалобы и предложения граждан должны содержать конкретные решения по всем вопросам, затронутым в обращении, информацию о принятых мерах по отношению к должностным лицам, виновным в появлении данной жалобы.
7. Ответы на заявления и жалобы граждан должны быть отправлены адресату не позднее 1 месяца со дня поступления в Администрацию, а по вопросам, не требующим дополнительного изучения и проверки, не позднее 15 дней со дня поступления.
В тех случаях, когда для разрешения заявлений или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены Губернатором или заместителем Губернатора. Срок может быть продлен не более чем на один месяц. Обязательным является сообщение о продлении срока лицу, подавшему заявление или жалобу.
Для заявлений и жалоб военнослужащих и членов их семей устанавливаются сокращенные сроки рассмотрения их обращений - 14 дней.
Ответы на письменные обращения после их рассмотрения и принятия решения отправляются исполнителем через канцелярию в соответствии с установленным порядком.
8. Предложения, заявления и жалобы граждан, по которым предусматривается дополнительная работа, с контроля не снимаются до вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению всех поднимаемых вопросов в обращении.
9. Должностные лица управлений, отделов, комитетов, отвечающие за работу с обращениями граждан, ежеквартально делают анализ характера поступающих обращений и принятых по ним решениям, готовят соответствующие справки, которые представляют своим руководителям и в сектор по работе с обращениями граждан.
Заместители Губернатора и руководители подразделений областной Администрации ежеквартально подводят итоги работы с обращениями граждан по своим направлениям.
10. Сектор по работе с обращениями граждан делает ежемесячный анализ характера поступивших заявлений и жалоб граждан и обеспечивает его опубликование в средствах массовой информации, а также ежеквартальный анализ итогов работы с обращениями граждан для сведения Губернатора и его заместителей.
11. Сектор по работе с обращениями граждан организует личный прием граждан заместителями Губернатора и руководителями структурных подразделений Администрации области.
График приема граждан в общественной приемной при Губернаторе области утверждается вице - губернатором и доводится до сведения населения области через средства массовой информации.
Личный прием граждан руководителями проводится согласно утвержденному графику по вторникам, средам и четвергам с 10.00 до 12.30 и с 16.00 до 18.00.
Весь рассмотренный материал по итогам личного приема передается в сектор по работе с обращениями граждан.
12. Сектор по работе с обращениями граждан формирует дела по рассмотренным обращениям в соответствии с установленным порядком.