При закупке продукции для государственных нужд методом запроса котировок цен рабочая группа проводит анализ ценовой ситуации, складывающейся на рынке товаров и услуг.
Потенциальным поставщикам направляется запрос по почте (телефаксом, телеграфом) о возможностях поставки продукции для государственных нужд в требуемом объеме, необходимого качества, а также о ценах на продукцию (примерная форма, приложение N 4).
Запрос ценовых котировок производится не менее, чем у трех поставщиков. Каждый поставщик, которому направляется запрос ценовых котировок, должен быть проинформирован о том, включаются ли в стоимость продукции расходы на транспортировку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов, сборов и других обязательных платежей.
Каждый поставщик вправе представить только одну котировочную заявку в указанные сроки и по запрашиваемой форме (примерная форма, приложение N 5), которая не может быть впоследствии изменена. Между заказчиком и поставщиком не проводится никаких переговоров в отношении ценовой котировки, представленной данным поставщиком.
Заказчик вправе не направлять запрос котировок цен в случае, если информация о цене необходимой продукции может быть получена иным способом (прайс - листы, рекламно - информационные еженедельники по товарам и ценам, рекламные объявления в периодической печати и т. д.).
Оценка полученных котировочных заявок осуществляется котировочной комиссией, формируемой заказчиком специально для указанной цели. Выигравшим признается поставщик, который представил самую низкую ценовую котировку, удовлетворяющую потребностям заказчика.
Результаты работы котировочной комиссии утверждаются заказчиком.
С поставщиком, котировочная заявка которого признана наилучшей, заключается государственный контракт в установленном порядке.
Если объем закупок товаров и услуг превышает 10 установленных законом размеров минимальной месячной оплаты труда, составляется отчет (протокол) о процедурах закупок, который должен содержать следующую информацию:
- наименование и количество закупаемой продукции (в натуральном и стоимостном выражении);
- обоснование целесообразности использования при данных закупках способа запроса котировок;
- количество и наименование поставщиков, которым был направлен запрос котировок цен;
- количество и наименование поставщиков, от которых поступили котировочные заявки (котировки цен);
- таблица поступивших котировочных заявок;
- наименование победителя и обоснование присуждения ему контракта.
Если объем закупок товаров и услуг не превышает 10 установленных законом размеров минимальной месячной оплаты труда, требование по составлению отчета необязательно.