Предоставление государственной услуги включает в себя:
- предоставление информации по письменным заявлениям (приложение 1 к Регламенту);
- предоставление информации путём телефонного информирования.
3.1. Предоставление информации по письменным заявлениям
3.1.1. Приём и регистрация заявления.
3.1.1.1. Все заявления заинтересованных лиц, в том числе и запросы о предоставлении сведений из базы данных автомобильных дорог, принимаются сотрудником приёмной департамента (далее - сотрудник приёмной), который осуществляет централизованный учёт, организационное обеспечение рассмотрения заявлений.
3.1.1.2. Заявления регистрируются сотрудником приёмной не позднее дня, следующего за днём получения. При регистрации заявлению присваивается входящий номер.
3.1.1.3. Зарегистрированные заявления сотрудник приёмной передаёт директору департамента для резолюции заместителю директора департамента, курирующему вопросы управления автомобильными дорогами (далее - заместитель директора департамента). Срок наложения такой резолюции составляет 1-2 дня.
3.1.1.4. После наложения резолюции директора департамента сотрудник приёмной передаёт заявления на рассмотрение заместителю директора департамента, указанному в резолюции.
3.1.2. Рассмотрение заявления.
3.1.2.1. Заместитель директора департамента рассматривает поступившее заявление в течение одного дня и определяет, к компетенции отдела управления автомобильными дорогами или отдела учёта автомобильных дорог и взаимодействия с органами местного самоуправления муниципальных образований департамента (далее - отдел) относится поставленный вопрос. По результатам рассмотрения заявления заместитель директора департамента накладывает резолюцию о рассмотрении заявления одному из начальников отделов.
3.1.2.2. Начальник отдела в день поступления заявления определяет сотрудника отдела, ответственного за рассмотрение заявления (далее - ответственный исполнитель).
3.1.2.3. Ответственный исполнитель в течение 20 дней (2 дней - при запросе сведений из базы данных автомобильных дорог):
- проверяет соответствие заявления требованиям, предусмотренным пунктом 1.6 раздела 1 Регламента, а также отсутствие оснований, предусмотренных пунктом 2.3 раздела 2 Регламента;
- при отсутствии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение заявления, при необходимости запрашивает в других государственных органах, органах местного самоуправления, учреждениях и организациях документы и материалы, необходимые для рассмотрения заявления, либо осуществляет поиск требуемой информации в базе данных автомобильных дорог;
- при установлении факта наличия оснований, предусмотренных пунктом 2.3 раздела 2 Регламента, готовит проект письма об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа в случае, когда такое письмо возможно направить заявителю.
3.1.2.4. По результатам рассмотрения заявления ответственный исполнитель готовит письменный ответ, при предоставлении сведений из базы данных автомобильных дорог к ответу прикладывается выписка из базы данных автомобильных дорог по форме согласно приложению 2 к Регламенту.
Ответы, подготовленные по результатам рассмотрения заявлений, должны соответствовать следующим требованиям:
- ответ должен содержать конкретную и чёткую информацию по всем вопросам, поставленным в заявлении;
- в ответе должны быть указаны адресат, дата отправки, регистрационный номер, присвоенный департаментом, фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного исполнителя.
3.1.3. Принятие уполномоченным должностным лицом решения о выдаче ответа (письма об отказе в предоставлении государственной услуги) по результатам рассмотрения заявления:
3.1.3.1. Начальник отдела в течение двух дней (в этот же день при предоставлении сведений из базы данных автомобильных дорог) рассматривает представленный ответственным исполнителем проект ответа и (или) выписку из базы данных автомобильных дорог. В случае согласия с результатом рассмотрения заявления начальник отдела визирует проект представленного документа и передаёт его на подпись заместителю директора департамента вместе с заявлением. Выписка из базы данных автомобильных дорог визируется заместителем директора департамента.
При несогласии с проектом решения ответственного исполнителя по результатам рассмотрения заявления начальник отдела возвращает пакет документов ответственному исполнителю для доработки.
3.1.3.2. Заместитель директора департамента в течение двух дней (в этот же день при предоставлении сведений из базы данных автомобильных дорог) принимает окончательное решение в отношении поступившего заявления: подписывает ответ, подготовленный ответственным исполнителем, визирует выписку из базы данных автомобильных дорог. Выписка из базы данных автомобильных дорог возвращается ответственному исполнителю, который передает её на подпись директору департамента.
3.1.3.3. Ответственный исполнитель в день получения подписанных документов передаёт подготовленный ответ в приёмную департамента для регистрации в системе делопроизводства департамента. Выписка из базы данных автомобильных дорог регистрируется в системе делопроизводства отдела.
3.1.4. Выдача (отправка) заявителю ответа и (или) выписки из базы данных автомобильных дорог либо письма об отказе в предоставлении государственной услуги:
3.1.4.1. Зарегистрированные в установленном порядке документы передаются сотрудником приёмной в отдел для выдачи (отправки) заявителю.
3.1.4.2. Ответственный исполнитель выдаёт ответ и (или) выписку из базы данных автомобильных дорог либо мотивированный отказ в предоставлении государственной услуги заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность, либо, при наличии доверенности, его представителю под роспись. Указанные документы направляются заявителю по почте в случае уведомления о таком виде рассылки либо при невостребованности документов более двух недель с момента их рассмотрения. Копии выданных (отправленных) заявителю документов остаются в департаменте и хранятся в отделе в порядке, установленном для хранения исходящих документов.