3.1. Документы, поступающие в Правительство области на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются сотрудниками отдела служебной корреспонденции.
На документах, принятых сотрудником отдела служебной корреспонденции на бумажном носителе, на обороте первого листа в левом нижнем углу текстового поля должна быть проставлена отметка о поступлении документа в Правительство области, которая состоит из даты и времени получения, подписи и расшифровки подписи получателя.
Если корреспонденция не вскрывается, указанная отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов.
Первичная обработка поступившей корреспонденции включает в себя:
- проверку правильности направления корреспонденции (по адресу, указанному на ее упаковке) и целостности этой упаковки (здесь и далее под упаковкой следует понимать конверт, пакет, бандероль, ящик, мешок и т.п.);
- вскрытие упаковки с корреспонденцией (за исключением упаковок с пометками "Лично", "Вручить лично", которые вскрываются самим адресатом или уполномоченным им лицом, а также упаковок с конкурсной документацией);
- проверку наличия вложенных в упаковку документов, включая листы приложений, если таковые указаны в соответствующем документе;
- учет извлеченных из упаковок документов и их распределение на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации.
При первичной обработке поступившей корреспонденции необходимо руководствоваться следующим:
- в случаях неправильного адресования (ошибочной отправки) корреспонденции:
если факт неправильного адресования (ошибочной отправки) установлен по соответствующим сведениям на упаковке, то такая упаковка не вскрывается; составляется акт о получении ошибочно направленной/неполной/не соответствующей указанным на упаковке реквизитам корреспонденции по форме согласно приложению 16 к Инструкции в двух экземплярах, один из которых остается в отделе служебной корреспонденции, а другой прилагается к возвращаемой упаковке и посылается отправителю;
если факт неправильного адресования (ошибочной отправки) установлен после вскрытия упаковки, то составляется акт о получении ошибочно направленной/неполной/не соответствующей указанным на упаковке реквизитам корреспонденции по форме согласно приложению 16 к Инструкции в двух экземплярах, один из которых остается в отделе служебной корреспонденции, а другой вместе с возвращаемыми документами и вскрытой упаковкой заново конвертируется и посылается отправителю;
- в случаях обнаружения отсутствия в упаковке документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа, а также при выявлении в упаковке меньшего или большего количества листов, чем указано в сопроводительном документе, составляется акт о получении ошибочно направленной/неполной/не соответствующей указанным на упаковке реквизитам корреспонденции по форме согласно приложению 16 к Инструкции в двух экземплярах, один из которых остается в отделе служебной корреспонденции и приобщается к поступившему документу, а другой посылается отправителю. Поступивший документ хранится до получения недостающих документов;