5.1. Копировально-множительные работы больших объемов (снятие копий документов, тиражирование) в Правительстве области осуществляются отделом по документационному обеспечению. Копирование и размножение небольших объемов документов производится непосредственно в структурных подразделениях, имеющих множительную технику. Ответственность за правильное использование копировальной техники несет руководитель структурного подразделения, в котором установлена техника.
5.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заказ на копирование документов по форме согласно приложению 18 к Инструкции, подписанный уполномоченным сотрудником отдела по документационному обеспечению. Бланки заказов хранятся в течение года, после чего уничтожаются.
Служебные материалы и документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах формата не более А3. Для размножения сдаются первые экземпляры (подлинники) документов.
5.3. Копирование служебных материалов и документов осуществляется в порядке их поступления сотрудникам отдела по документационному обеспечению.
В первоочередном порядке копируются документы к заседаниям Правительства области. Срочное копирование выполняется вне очереди.
Срочность копирования определяется руководителями структурных подразделений, подтверждается резолюцией "Срочно" и визой на бланке заказа.
Объем тиража не должен превышать 100 экземпляров.
Сотрудники отдела по документационному обеспечению, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе.
Выполнение копировальных работ иными сотрудниками Правительства области не допускается.
5.4. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Изготовленные копии подлежат учету в журнале установленной формы. Учет произведенных работ ведется на основании заполненных бланков заказов, которые хранятся в отделе по документационному обеспечению в течение года.
Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа.
Копирование (размножение) указов, распоряжений, постановлений производится только по заявкам отдела по документационному обеспечению.
Копирование бланков документов любого вида запрещается.