5.1. На дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, делопроизводство которых завершено, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, ежегодно составляются описи, которые затем представляются в отдел служебной корреспонденции.
На дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу. Опись дел по личному составу по форме согласно приложению 25 к Инструкции составляется ежегодно.
5.2. В каждом структурном подразделении описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством отдела служебной корреспонденции и представляются в архив не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения структурных подразделений по форме согласно приложению 26 к Инструкции служат основой для подготовки описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения Правительства области (далее - сводная опись дел Правительства области), которую готовит отдел служебной корреспонденции по форме согласно приложению 27 к Инструкции.
5.3. При составлении описей дел и сводной описи дел Правительства области соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;
- каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи дел - валовый;
- графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- графа описи дел "примечания" используется для отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д.
5.4. Перед внесением заголовков дел в опись дел проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись дел, количеству заведенных дел по номенклатуре дел Правительства области.
В конце сводной описи дел Правительства области вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, числящихся по описи дел, первый и последний номер дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи дел (литерные номера и пропущенные номера).
Сводная опись дел Правительства области подписывается составителем с указанием его должности и сотрудником организационно-контрольного управления, ответственным за архив, утверждается начальником организационно-контрольного управления после согласования с экспертной комиссией и утверждения ЭПМК.
5.5. Сводная опись дел Правительства области составляется по установленной форме в четырех экземплярах на бумажном носителе и в одном экземпляре в электронном виде. Опись дел структурных подразделений составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.