4.1. Организация работы с входящими документами.
4.1.1. Передача документов на бумажных носителях в структурные подразделения и должностным лицам Правительства области осуществляется с использованием адресных ячеек в отделе служебной корреспонденции, а также через сотрудников приемных должностных лиц Правительства области и структурных подразделений, ответственных за делопроизводство, с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольных формах учетных карточек или журналов. Сотрудник структурного подразделения, приемной должностного лица Правительства области, ответственный за получение документов, ежедневно получает их в отделе служебной корреспонденции, самостоятельно вносит в экспедиционный журнал информацию о номере документа, дате его получения, ставит подпись, подтверждающую получение, и ее расшифровку. Ошибочно поступившая в структурное подразделение корреспонденция незамедлительно возвращается в отдел служебной корреспонденции с соответствующей пометкой сотрудника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство.
Документы на бумажных носителях в приемные должностных лиц Правительства области также могут доставляться курьером отдела служебной корреспонденции.
4.1.2. После первичной обработки и регистрации поступивший документ направляется должностному лицу для рассмотрения. Результат рассмотрения и принятое решение отражаются в резолюции.
Для документов, размещенных в ЕСЭД, резолюция готовится в ЕСЭД, для документов, не размещенных в ЕСЭД, - на бумажном носителе.
Резолюция состоит из текста, подписи и даты. По характеру резолюция может быть двух видов: содержащая решение вопроса (например, "Выделить 100 тыс. руб.", "Отказать") или содержащая указание на порядок действий по решению вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя, что поручается - характер и порядок решения вопроса, срок исполнения:
Сидорову Н.А. Васильевой С.В. | |
Прошу подготовить проект договора с ОАО "Энергия" к 15.10.2023 | |
Личная подпись | |
Дата |
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса.
Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, то в резолюции достаточно указать только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок исполнения, подпись и дату.
Резолюция на бумажном носителе, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.
Изменить резолюцию имеет право только наложивший ее руководитель.
4.1.3. Порядок контроля исполнения документов, поручений определен Регламентом.
4.2. Организация работы с исходящими документами.
4.2.1. Процесс подготовки и прохождения исходящих документов включает составление проекта документа, его согласование, оформление, подписание, регистрацию и отправку.