8.1. Дела, хранящиеся в архиве, предоставляются сотрудникам структурных подразделений для работы в помещении архива или под подпись во временное пользование.
В делах запрещается делать какие-либо пометки, исправления, подчеркивания и производить изъятие документов.
Во временное пользование дела выдаются сотрудникам структурных подразделений по заявке руководителя структурного подразделения, предварительно согласованной с начальником организационно-контрольного управления, на срок не более одного месяца. На выданное дело заводится карта-заместитель единицы хранения по форме согласно приложению 28 к Инструкции, и оно регистрируется в книге выдачи дел. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения заместителя Губернатора области, курирующего вопросы организации деятельности администрации Губернатора области, или лица, им уполномоченного.
8.2. Сотрудники структурных подразделений несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации.
По возвращении дела в архив сотрудник архива обязан проверить наличие всех страниц в деле.
При увольнении сотрудник структурного подразделения обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.
8.3. Копии, архивные справки и выписки из документов, хранящихся в архиве, выдаются по письменным запросам организаций и граждан с разрешения начальника организационно-контрольного управления.