4.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, ведомственных перечней документов, образующихся в процессе деятельности Правительства области, структурных подразделений, комиссий, действующих при Правительстве области, с указанием сроков хранения.
4.2. Экспертиза ценности документов в Правительстве области проводится:
- при составлении номенклатуры дел;
- при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
- при подготовке дел к передаче в архив.
4.3. Для проведения экспертизы ценности архивных документов и подготовки их к передаче на постоянное хранение в Государственный архив области в Правительстве области создана постоянно действующая экспертная комиссия, состав которой и положение о которой утверждаются распоряжением Губернатора области.
Экспертная комиссия назначается в составе не менее трех человек и возглавляется начальником организационно-контрольного управления.
Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определены положением об экспертной комиссии по согласованию с ЭПМК.
4.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временных сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, совместно с экспертной комиссией.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив, отбор дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел Правительства области, правильность определения сроков хранения дел.
Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов (архивных документов), не подлежащих хранению, составляемые по форме согласно приложению 24 к Инструкции.