2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела в Правительстве области со дня их заведения до передачи в архив или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения формируются в структурных подразделениях сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом служебной корреспонденции.
2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- в дело (в строгом соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел) помещаются только исполненные документы, а также документы, правильно и полностью оформленные (имеющие дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
- приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);
- в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
- документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
- в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
- по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см).
2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Правовые акты и распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями (уставами, положениями, инструкциями и т.п.). Если же указанные документы утверждены в качестве самостоятельных, то их группируют в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Постановления, указы, приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности.