1.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности Правительства области, структурных подразделений, комиссий, действующих при Правительстве области, образуют документальный фонд Правительства области.
В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, заводимых в Правительстве области и структурных подразделениях, определяет сроки их хранения, является основным учетным документом.
1.2. В номенклатуру дел Правительства области должны включаться все документы, отражающие деятельность Правительства области, структурных подразделений, комиссий, действующих при Правительстве области. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.
Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия является единственным экземпляром документа, а также если копии необходимы для организации деятельности структурного подразделения.
1.3. Номенклатура дел Правительства области составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 19 к Инструкции при методической помощи государственного казенного учреждения Ярославской области "Государственный архив Ярославской области" (далее - Государственный архив области), согласовывается с экспертной комиссией Правительства области по проведению экспертизы ценности архивных документов (далее - экспертная комиссия), подписывается начальником организационно-контрольного управления, утверждается экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства области (далее - ЭПМК) и первым заместителем руководителя администрации Губернатора области. Форма номенклатуры дел Правительства области приведена в приложении 20 к Инструкции.
1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел Правительства области и структурных подразделений за прошлые годы.
1.5. Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года сотрудником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, согласовывается с отделом служебной корреспонденции, подписывается руководителем подразделения и представляется в организационно-контрольное управление.
Вновь созданное или реорганизованное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в организационно-контрольное управление.
1.6. В номенклатуру дел Правительства области включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений, в том числе дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является Правительство области, переходящие дела, различного рода регистрационно-учетные формы и т.п.
Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания, книги, брошюры.
1.7. Номенклатура дел Правительства области строится по утвержденной структурной схеме: названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются названия структурных подразделений.
1.8. После утверждения номенклатуры дел Правительства области в структурные подразделения рассылаются выписки из номенклатуры дел Правительства области в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов для использования в работе.