6.1. Телеграммы.
6.1.1. Для оперативной передачи информации, решения срочных вопросов используется передача документов при помощи услуг телеграфной связи (отправка телеграмм). В Правительстве области отправка телеграмм осуществляется сотрудниками отдела по документационному обеспечению путем использования услуг сети "Альфа-Телекс", предоставляемых филиалом в Ярославской и Костромской областях публичного акционерного общества "Ростелеком".
6.1.2. Порядок отправки телеграмм.
Телеграммы в Правительстве области отправляются от имени Губернатора области, должностных лиц Правительства области. Телеграмма оформляется на стандартных листах формата А4 в соответствии с требованиями к оформлению служебных писем, установленными пунктом 4.2 подраздела 4 настоящего раздела Инструкции, и в обязательном порядке должна содержать следующие реквизиты: точный почтовый адрес, фамилию и инициалы получателя, текст, написанный в соответствии с правилами русского языка, подпись должностного лица, от имени которого отправляется телеграмма, отметку об исполнителе. Структурное подразделение, подготовившее текст телеграммы, передает его в отдел по документационному обеспечению.
Если при наборе текста телеграммы сотрудник отдела по документационному обеспечению обнаруживает в нем ошибки, неточности и т.п., то он обязан немедленно уведомить об этом сотрудника, подготовившего текст телеграммы, чтобы последний внес необходимые исправления. Сотрудникам отдела по документационному обеспечению вносить какие-либо правки в текст телеграммы запрещается. Сотрудник, подготовивший текст телеграммы, устраняет недочеты в первоначальном варианте текста, в подтверждение чего ставит свою подпись и дату.
Сотрудник отдела по документационному обеспечению передает текст телеграммы по каналам сети "Альфа-Телекс", указав для оператора связи дополнительно следующие сведения: место отправки телеграфного сообщения (г. Ярославль), абонентский номер, порядковый номер телеграммы, количество слов в отправляемом сообщении, дату и время отправки. Кроме того, перед текстом телеграммы при необходимости делается отметка об особом виде телеграммы (срочная, правительственная и т.п.). Регистрация отправленных телеграфных сообщений ведется сотрудниками отдела по документационному обеспечению в электронном виде и включает в себя информацию о номере, дате и времени их отправки. Отметка с аналогичными сведениями делается на тексте телеграммы, который затем подшивается в специальную папку и хранится в течение одного года, после чего уничтожается в установленном порядке.
Время принятия телеграмм для отправки через отдел по документационному обеспечению - будние дни, с 8.30 до 16.00.
6.1.3. Порядок принятия телеграмм.
Входящие телеграммы принимаются сотрудником отдела по документационному обеспечению по каналам сети "Альфа-Телекс", переносятся на бумажный носитель и передаются адресатам через отдел служебной корреспонденции по мере поступления. Тексты правительственных и высших правительственных телеграмм наклеиваются на специальные бланки, получаемые в филиале в Ярославской и Костромской областях публичного акционерного общества "Ростелеком" в установленном порядке.
6.1.4. Тексты входящих телеграфных сообщений сохраняются в отделе по документационному обеспечению в электронном виде в течение одного года со дня получения.
6.2. Телефонограмма.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие как приглашения на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней должно быть не более 50 слов и не рекомендуется употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму четко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать.
После передачи телефонограммы необходимо попросить записавшего прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму, и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. Также необходимо указать время приема телефонограммы.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен список подразделений, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть принята.