1.1. Под документооборотом понимается движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
1.2. В Правительстве области создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.
1.3. Состав документов, образующихся в деятельности Правительства области, определяется полномочиями Губернатора области и Правительства области, кругом выполняемых государственных функций, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимодействия с иными органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными и негосударственными организациями, гражданами.
Правительство области в пределах своих полномочий принимает постановления Правительства области и приказы; Губернатор области как высшее должностное лицо Ярославской области (руководитель Правительства области) в пределах своих полномочий издает указы Губернатора области и распоряжения Губернатора области.
Также в деятельности Правительства области создаются другие виды документов:
- протоколы заседаний (координационных, совещательных, методических, экспертных и других коллегиальных органов);
- планы, прогнозы, программы, отчеты и др.;
- информационно-аналитические документы в форме актов, аналитических и информационных справок, докладных и служебных записок, деловой (служебной) переписки и др.
В установленных действующим законодательством случаях Правительство области может издавать документы совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ (например, распоряжение, протокол, положение, деловое письмо и др.).
1.4. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве области, определяются Регламентом и Инструкцией, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами сотрудников структурных подразделений.
1.5. В процессе документооборота Правительства области обеспечиваются:
- прием и первичная обработка входящих документов;
- предварительное рассмотрение входящих документов;
- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;