5.1. Организация документооборота в Администрации области осуществляется административно-контрольным управлением в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Ярославской области (далее - Инструкция по делопроизводству), постановлениями и распоряжениями Губернатора.
5.2. Все документы, поступившие в адрес Администрации области, Губернатора области, председателя Правительства - первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области, Управляющего делами, руководителей структурных подразделений Администрации области и иных органов исполнительной власти области, в том числе деловая переписка между органами исполнительной власти области, должностными лицами и структурными подразделениями Администрации области, регистрируются, классифицируются и заносятся в базу данных «Делопроизводство» локальной компьютерной сети и в тот же день направляются:
- поступившие на имя Губернатора области - Губернатору области либо председателю Правительства - первому заместителю Губернатора области (в соответствии с его полномочиями или полномочиями заместителей Губернатора области и распределением обязанностей между ними);
- поступившие в адрес Администрации области - председателю Правительства - первому заместителю Губернатора области;
- поступившие на имя председателя Правительства - первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области, Управляющего делами, руководителей структурных подразделений Администрации области и иных органов исполнительной власти области - непосредственно адресатам;
- нормативные правовые акты, принятые органами государственной власти Российской Федерации и Государственной Думой Ярославской области, - в государственно-правовое управление Администрации области (далее - государственно-правовое управление);
- документы, поступившие от органов прокуратуры и юстиции, - непосредственно адресату, а их копии - в государственно-правовое управление и заместителю Губернатора области, курирующему вопросы правового обеспечения;
- документы, поступившие от судебных органов, - в государственно-правовое управление (подлинники), а их копии - непосредственно адресату и заместителю Губернатора области, курирующему вопросы правового обеспечения;
- законы Ярославской области, принятые Государственной Думой области и направленные Губернатору области для подписания и официального опубликования, - в управление Администрации области по взаимодействию с законодательными органами (далее - управление по взаимодействию с законодательными органами) для организации их рассмотрения в соответствии с разделом 14 Регламента;
- обращения граждан и письма депутатов, организаций с прилагаемыми обращениями граждан - в отдел по работе с обращениями граждан административно-контрольного управления в соответствии с разделом 17 Регламента.
Письма одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, направляются в один адрес вышестоящему по государственной должности лицу.
5.3. Проекты резолюций Губернатора области к федеральным законам, федеральным нормативным правовым актам и иным актам (за исключением ведомственных нормативных правовых актов), законам Ярославской области и постановлениям, поступившим из федеральных органов государственной власти, Государственной Думы области, готовит государственно-правовое управление; к иным служебным документам, поступившим на имя Губернатора области, других должностных лиц Администрации области, - помощники соответствующих должностных лиц либо специально уполномоченные сотрудники Администрации области.
5.4. Право подписи резолюций в случае отсутствия Губернатора области, других должностных лиц Администрации области имеют:
- от имени Губернатора области - председатель Правительства - первый заместитель Губернатора области;
- от имени других должностных лиц Администрации области - замещающие их в установленном порядке должностные лица Администрации области.
5.5. В соответствии с содержанием резолюции административно-контрольное управление направляет исполнителю, указанному первым, подлинник документа, другим исполнителям, указанным в резолюции, (соисполнителям) - его копии.
5.6. При указании в резолюции нескольких исполнителей координация работы по выполнению поручения и подготовка ответа (проекта ответа) осуществляются исполнителем, указанным в резолюции первым, (ответственным исполнителем), если иное не предусмотрено в тексте резолюции.
Резолюции соисполнителей документа не должны противоречить первичной резолюции (резолюции Губернатора области, председателя Правительства - первого заместителя Губернатора области или иных должностных лиц Администрации области), а также резолюции ответственного исполнителя.
Порядок исполнения поручений, содержащихся в резолюции к документу или в документе, поступившем для исполнения, определяется исполнителем самостоятельно, если иное не указано в тексте резолюции, тексте документа или не определено действующим правовым актом.
Сводная информация об исполнении поручения, содержащегося в резолюции Губернатора области, председателя Правительства - первого заместителя Губернатора области, иных должностных лиц Администрации области, направляется в их адрес ответственным исполнителем с приложением необходимых документов, копий документов, подтверждающих исполнение, и подлинника первичного документа. Запрещается направление соисполнителями информации по данным им поручениям в адрес должностного лица, подписавшего первичную резолюцию, если это прямо не предусмотрено в тексте первичной резолюции.
5.7. Контроль за сроками прохождения документов, поступивших на рассмотрение должностным лицам Администрации области, руководителям структурных подразделений Администрации области, осуществляют помощники, сотрудники приемных указанных должностных лиц и руководителей или специально уполномоченные этими должностными лицами и руководителями сотрудники.
5.8. Общий контроль за сроками прохождения документов, поступивших в Администрацию области, осуществляют административно-контрольное управление и государственно-правовое управление в соответствии с разделом 10 Регламента, а также в соответствии с положениями об указанных управлениях.
5.9. Ответы на запросы и письма должностных лиц Администрации Президента Российской Федерации, министров Правительства Российской Федерации готовятся за подписью Губернатора области или председателя Правительства - первого заместителя Губернатора области; корреспонденция в адрес иных должностных лиц федеральных органов государственной власти может готовиться за подписью заместителя Губернатора области, Управляющего делами, курирующего соответствующее направление работы, или если это определено в резолюции Губернатора области или председателя Правительства - первого заместителя Губернатора области, наложенной ими на поступивший в их адрес документ.
5.10. Ответы на акты прокурорского реагирования (протесты, представления, предостережения, заявления в суд), отрицательные экспертные заключения Министерства юстиции Российской Федерации, направленные в адрес Губернатора области, готовятся за подписью Губернатора области либо лица, на которого в установленном порядке возложена обязанность по их подписанию.
Отзывы, ходатайства и иные документы в рамках подготовки к рассмотрению и рассмотрения дел в судах от имени Губернатора области, Администрации области подписывает Губернатор области либо заместитель Губернатора области, курирующий вопросы правового обеспечения, либо представитель Губернатора области, Администрации области в рамках предоставленных полномочий. Порядок работы с такими документами, а также исполнение поручений в рамках подготовки к рассмотрению дел в судах устанавливается распоряжением Губернатора.
5.11. Исходящие документы, подписанные Губернатором области, председателем Правительства - первым заместителем Губернатора области, заместителями Губернатора области, Управляющим делами, регистрируются и рассылаются в установленном порядке, а их копии (вторые экземпляры) хранятся в административно-контрольном управлении.
В случае, если исходящий документ, подписанный Губернатором области, председателем Правительства - первым заместителем Губернатора области, заместителем Губернатора области, Управляющим делами или лицами, уполномоченными ими, является ответом на поступивший в Администрацию области (входящий) документ, в административно-контрольном управлении в установленном порядке хранится копия указанного исходящего документа вместе с подлинниками соответствующего входящего документа и резолюциями к нему.
5.12. Структурные подразделения Администрации области осуществляют регистрацию поступающих к ним (входящих) документов и подписанных их руководителями исходящих документов самостоятельно, в соответствии с номенклатурой дел Администрации области или номенклатурой дел структурного подразделения Администрации области, утвержденной на календарный год. При этом рассылка исходящих документов производится этими подразделениями также самостоятельно или через административно-контрольное управление.