3.1. Организация документооборота в Администрации области осуществляется административно-контрольным управлением в соответствии с "Инструкцией по делопроизводству", постановлениями и распоряжениями Губернатора области.
3.2. Все документы, поступившие в адрес Губернатора области, его заместителей, Председателя Правительства области, его заместителей, руководителей структурных подразделений Администрации области, в том числе и деловая переписка между должностными лицами и структурными подразделениями Администрации области, регистрируются, классифицируются и заносятся в базу данных локальной компьютерной сети административно-контрольным управлением и в тот же день направляются:
- поступившие на имя Губернатора области - Губернатору области, либо Председателю Правительства области, или заместителям Губернатора области в соответствии с распределением обязанностей между ними;
- поступившие на имя Председателя Правительства области, заместителей Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, руководителей структурных подразделений Администрации области - непосредственно адресатам;
- нормативно-правовые акты, принятые органами государственной власти Российской Федерации и Государственной Думы области, иные документы федеральных органов государственной власти и Государственной Думы области, содержащие поручения и рекомендации в адрес органов исполнительной власти Ярославской области, документы, поступившие от правоохранительных, судебных органов, прокуратуры - в государственно-правовое управление Администрации области (далее - государственно-правовое управление).
Письма одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, направляются в один адрес более старшему по государственной должности лицу.
3.3. Проекты резолюций Губернатора области по правовым актам, поступившим из федеральных органов государственной власти и Государственной Думы области, готовит государственно-правовое управление, по иным служебным документам, направленным Губернатору области, а также поступившим на имя других должностных лиц - помощники соответствующих должностных лиц, либо специально уполномоченные лица.
3.4. Проекты резолюций должны содержать конкретные поручения, фамилии исполнителей и сроки исполнения, а при необходимости - указание "контроль" за исполнением документа. В тексте резолюции, по возможности кратком, должна быть использована устоявшаяся терминология. В случае необходимости подготовки ответа:
- резолюция "Для ответа" указывает на необходимость подготовки и отправки ответа корреспондентам и заявителям непосредственно исполнителем, копия ответа вместе с копией поступившего документа направляется должностному лицу, подписавшему резолюцию;
- резолюция "Для подготовки проекта ответа" определяет необходимость подготовки проекта ответа и направления его вместе с поступившими документами в адрес должностного лица, подписавшего резолюцию. При этом прохождение проектов ответов по цепи исполнителей должно точно соответствовать обратному порядку направления резолюций.
В случае указания в резолюции нескольких лиц координация всей работы осуществляется должностным лицом, указанным в резолюции первым.
3.5. Право подписи на резолюциях в случае отсутствия Губернатора области, иных должностных лиц имеют:
- от имени Губернатора области - должностное лицо, уполномоченное Губернатором области;
- от имени Председателя Правительства области - первый заместитель Председателя Правительства области, либо, и в его отсутствие, иное должностное лицо, уполномоченное Председателем Правительства области;
- от имени иных должностных лиц - лица, уполномоченные ими.
3.6. В соответствии с наложенной резолюцией и поручениями административно-контрольное управление доводит документы до ответственных за исполнение.
Срок рассмотрения служебных документов должен составлять, как правило, не более одного рабочего дня.
3.7. При необходимости принятия оперативных решений по исполнению поручений и быстрого доведения задачи до всех исполнителей должностное лицо, налагающее резолюцию, безотлагательно созывает совещание с участием всех задействованных лиц.
3.8. Контроль за сроками прохождения служебных документов осуществляют технические секретари должностных лиц, либо специально уполномоченные должностными лицами сотрудники.
Общий контроль за соблюдением сроков прохождения документов осуществляется административно-контрольным управлением с использованием регистрационных карточек и специальных программ в локальной компьютерной сети.
3.9. Ответы на запросы и письма депутатов Государственной Думы Российской Федерации, должностных лиц администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иная корреспонденция в адрес должностных лиц федеральных органов государственной власти готовятся за подписью Губернатора области, либо Председателя Правительства области и в обязательном порядке согласовываются с заместителем Губернатора области или заместителем Председателя Правительства области в соответствии с распределением обязанностей между ними.
3.10. Исходящие документы, подписанные Губернатором области, Председателем Правительства области, их заместителями, руководителями структурных подразделений Администрации области без права юридического лица, рассылаются административно-контрольным управлением.
Один экземпляр исходящего документа, завизированный должностным лицом, ответственным за его подготовку, вместе с поступившим документом хранится в административно-контрольном управлении.
Структурные подразделения Администрации области, обладающие правами юридического лица, осуществляют самостоятельную рассылку документов, подписанных их руководителями.
3.11. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в резолюциях, снятие документов с контроля осуществляются в соответствии с разделом 8 настоящего регламента.