16. Если документ на бумажном носителе направляется отправителем, не являющимся участником СЭД, нескольким участникам СЭД, то электронная регистрационная карточка документа должна быть заполнена в СЭД только один раз (участником СЭД, который получил документ первым). Остальные участники СЭД должны войти в эту карточку для осуществления регистрации в своей организации.
17. Поиск поступившего документа необходимо осуществлять с использованием функционала СЭД "Расширенный поиск". Если документ не был ранее зарегистрирован в СЭД, он подлежит регистрации.
18. Во всех случаях, когда при регистрации поступающего документа СЭД автоматически выдается предупреждение о существовании документа с совпадающими реквизитами, необходимо выяснить причину возникновения предупреждения. Осуществлять регистрацию документа до выяснения причин возникновения предупреждения запрещается. Данное предупреждение означает, что электронная карточка документа уже существует в СЭД и заведена одним из участников СЭД, при этом доступ к документу открыт для всех адресатов, внесенных в электронную регистрационную карточку в соответствии с резолюцией или указанием адресата. Если документ прошел регистрацию одним из участников СЭД, для других она становится в очередь на регистрацию.
19. Участник СЭД, получивший документ первым, должен правильно зарегистрировать его с заполнением всех полей электронной регистрационной карточки и с указанием всех адресатов, причем необходимо вносить их в той последовательности, в которой они указаны в документе.