45. В СЭД осуществляется контроль исполнения документов и обеспечивается многоуровневый контроль исполнения резолюций руководителей различных уровней управления. На контроль может быть поставлено как исполнение отдельных резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения.
46. Контроль исполнения документов и поручений руководителей в СЭД включает в себя:
постановку документов на контроль;
внесение текста резолюции руководителя; внесение сроков исполнения документов;
адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями;
проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
внесение данных о выполнении документа;
просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены;
снятие документов с контроля;
построение отчетов об исполнительской дисциплине;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
47. Во время постановки документа на контроль в верхнем поле бланка резолюции проставляется отметка о контроле словом "Контроль". В СЭД контрольные документы обозначаются значком в виде часов.
48. Исполнение документа контролируется с момента постановки на контроль. При этом служба контроля или сотрудник, ответственный за контроль, имеют возможность провести проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
49. В течение срока исполнения документа в соответствии с разделом VI Положения об организации контроля исполнения документов в аппарате Губернатора и Правительстве области, утвержденного постановлением Губернатора Саратовской области от 1 августа 2011 года N 131 (далее - Положение об организации контроля), должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в электронной регистрационной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
50. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, контроль ставится сразу при регистрации.
51. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок исполнения, который вносится в электронную регистрационную карточку документа.
52. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба контроля. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной регистрационной карточке.
53. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и (или) материалы не возвращены на доработку.
54. Для осуществления контрольно-аналитических функций органами исполнительной власти области предусмотрен мониторинг исполнительской дисциплины, который отражается в составлении отчетов при помощи программных средств.
55. Для осуществления контрольных функций в предупредительном режиме, а также для анализа исполнительской дисциплины используется печать списков и статистических данных для рассылки должностным лицам, органам исполнительной власти области, осуществляющим контроль.
56. Контроль исполнения тех документов, который организуют секретариат Губернатора области и управление делопроизводства и контроля Правительства области, а также потоковое сканирование этих документов продолжает осуществляться в системе электронного документооборота и делопроизводства "Кодекс: Документооборот" с помощью подсистемы "Кодекс. Контроль исполнения документов" в соответствии с требованиями Положения об организации контроля.
С помощью подсистемы "Кодекс: Контроль исполнения документов" секретариатом Губернатора области и отделом контроля управления делопроизводства и контроля Правительства области осуществляется постановка документа на контроль, вносится информация о ходе его исполнения и снятия с контроля, а также формируются статистические отчеты по контрольным документам.
Обмен нормативными и распорядительными документами Губернатора области и Правительства области продолжает осуществляться с помощью подсистем "Кодекс: Контроль исполнения документов" и "Кодекс: Регистрация документов".