1. Настоящее Временное положение (регламент) регулирует процесс создания и обмена документами между органами исполнительной власти Саратовской области и их самостоятельными структурными подразделениями, в том числе подписанных электронной подписью (далее - Положение).
Положение разработано в целях закрепления правовых основ документирования, организации работы с документами как на бумажном носителе, так и в электронной форме в автоматизированной системе электронного документооборота "Практика".
2. Система электронного документооборота используется в органах исполнительной власти области, их самостоятельных структурных подразделениях в целях оптимизации работы с документами путем сокращения количества документов на бумажных носителях, повышения оперативности доставки документов адресатам, формирования единого информационного пространства.
3. Термины, используемые в настоящем Положении:
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот органов исполнительной власти области, их самостоятельных структурных подразделений - процесс создания электронных документов и обмена ими в органах исполнительной власти области, их самостоятельных структурных подразделениях с использованием системы электронного документооборота "Практика" (далее - СЭД);
участники сЭД - органы исполнительной власти области, их самостоятельные структурные подразделения, органы местного самоуправления и иные организации, подключенные к СЭД;
служба делопроизводства участника сЭД - ответственные за делопроизводство и работу в СЭД должностные лица (должностное лицо) или структурное подразделение органа исполнительной власти;
пользователь сЭД - субъект, имеющий непосредственный доступ к СЭД со своими учетной записью и персональным паролем;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного документа и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов;
электронная копия документа - электронный образ документа, полученный путем сканирования документа, подписанного уполномоченным должностным лицом на бумажном носителе;
отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ и (или) подписывает его электронной подписью и направляет его в адрес получателя;
получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ;
реквизиты электронного документа - обязательные элементы оформления документов, которые должны содержаться в электронном документе для признания его подлинным;
электронная регистрационная карточка - регистрационная карточка документа с определенным набором полей, формируемая в СЭД при его регистрации;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.