11. Регистрация документов в СЭД осуществляется в соответствии с принципом однократности регистрации документа (записи информации о документе). Документ, зарегистрированный в СЭД, имеет единую карточку, в которую каждым конкретным участником СЭД добавляется только входящий номер и дата регистрации документа.
12. При регистрации документа в СЭД:
формируется электронная регистрационная карточка документа, в которую путем заполнения полей карточки заносятся сведения о документе;
документу присваивается регистрационный номер.
Регистрация созданных или поступающих документов на бумажном носителе включает в себя также создание электронных копий данных документов и прикрепление их к электронной регистрационной карточке документа в сроки, установленные пунктом 14.3 настоящего Положения.
13. Электронная регистрационная карточка документа содержит полный набор реквизитов, предусмотренных нормативными актами Российской Федерации.
Поля электронной регистрационной карточки, заполнение которых не предусмотрено путем выбора значений из справочников, заполняются путем ввода данных с клавиатуры. Поле "Краткое содержание" может заполняться в произвольной форме, в нем допускаются сокращения слов в соответствии с разделом II приложения N 5 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области, утвержденной постановлением Губернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года N 88 (далее - Инструкция по делопроизводству).
14. Регистрация входящих документов.
14.1. При поступлении уже созданного электронного документа от одного участника СЭД к другому регистрация документа заключается в присвоении ему входящего номера и даты регистрации.
14.2. Резолюция вышестоящего должностного лица на документе, поступившем через СЭД, в электронную регистрационную карточку вводится службой делопроизводства.
14.3. Проверка поступления и регистрация электронных документов, поступающих к участнику СЭД, осуществляется не реже одного часа в течение рабочего дня.
Электронные документы, поступившие после окончания рабочего дня, регистрируются в течение первых трех часов следующего рабочего дня. Электронные документы, поступившие в праздничные дни, регистрируются в течение первой половины следующего рабочего дня.
В случае поступления ошибочно направленного документа (не по назначению) служба делопроизводства получателя обязана в течение одного рабочего дня оформить возврат отправителю согласно пункту 9 настоящего Положения.
15. Регистрация исходящих документов.
15.1. Регистрация исходящих документов в СЭД включает в себя следующие действия:
заполнение полей электронной регистрационной карточки документа;
присвоение номера исходящему документу в соответствии с номенклатурой дел;
создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной регистрационной карточке документа (для документов, созданных на бумажных носителях).
При регистрации ответа на входящий документ исполнитель обязан указать в соответствующем поле электронной регистрационной карточки номер документа, на который подготовлен ответ.
15.2. Временем отправки документа считается момент времени, когда в электронной регистрационной карточке документа сохраняются все необходимые сведения о документе.
15.3. Регистрация ранее отправленных документов, вернувшихся отправителю.
Если из организации, не являющейся участником СЭД, отправителю документа был осуществлен возврат ошибочно отправленного документа, новая электронная регистрационная карточка для поступившего документа не создается. Для регистрации такого документа необходимо войти в электронную регистрационную карточку отправленного документа, зарегистрировать его как поступивший документ, используя специальные поля электронной регистрационной карточки, а также внести содержание резолюции при ее наличии в документе.