3.1. Основными задачами работы с архивными документами аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, являются:
комплектование архивохранилища документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, не обладающими правами юридического лица, находящихся в архивохранилище;
подготовка и своевременная передача документов аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.
3.2. При работе с архивными документами в аппарате Губернатора области и органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, структурными подразделениями аппарата Губернатора области и органами исполнительной власти области, не обладающими правами юридического лица, осуществляются следующие функции:
подготовка к передаче и передача в архивохранилище через год после завершения делопроизводством упорядоченных документов в соответствии со сводной номенклатурой дел Губернатора области, Правительства области;
учет и обеспечение сохранности документов до передачи их на временное хранение;
организация использования документов до их передачи на временное хранение;
проведение экспертизы ценности документов в текущем делопроизводстве при составлении номенклатуры дел и формировании дел, участие в заседаниях ЭК аппарата Губернатора области при осуществлении отбора дел для передачи на постоянное хранение или уничтожение;
составление и предоставление на рассмотрение ЭК аппарата Губернатора области и ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу.
3.3. При работе с архивными документами в аппарате Губернатора области, и органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, управлением делопроизводства и контроля Правительства области осуществляются следующие функции:
прием в архивохранилище через год после завершения делопроизводством упорядоченных документов структурных подразделений аппарата Губернатора области, а также органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица;
учет и обеспечение сохранности принятых на хранение документов;
создание и совершенствование научно-справочного аппарата к архивным документам, обеспечение преемственности с научно-справочным аппаратом государственных архивов области, источниками комплектования которых являются аппарат Губернатора области, органы исполнительной власти области, не обладающие правами юридического лица;
организация использования архивных документов;
ведение учета использования архивных документов;
проведение экспертизы ценности документов, организация и участие в работе ЭК аппарата Губернатора области;
оказание методической помощи работникам структурных подразделений аппарата Губернатора области, а также органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, ответственным за делопроизводство, в составлении номенклатур дел, формировании и оформлении дел, а также в подготовке дел к передаче в архивохранилище на временное хранение;
осуществление контроля за формированием и оформлением дел в аппарате Губернатора области, а также органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица;
предоставление сведений в государственные архивы области, источниками комплектования которых являются аппарат Губернатора области, органы исполнительной власти области, не обладающие правами юридического лица, о составе и объеме архивных фондов и архивных документов по установленной форме;
осуществление комплекса организационных мероприятий по подготовке и передаче в установленном порядке на постоянное хранение в государственные архивы области документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.